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Zeiterfassung

Aktuell gilt für die Friseur- und Beautybranche keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Es gibt dennoch einige Gründe für eine Zeiterfassung:

  • Kontrolle und Struktur im Geschäft
  • Richtige Lohnabrechnung (Abrechnung der Stunden)
  • Einhaltung der lückenlosen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten
  • Zur Vorbereitung auf Kontrollen durch den Zoll bzw. die „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“

Schaut euch unser Video zur Zeiterfassung an, um zu sehen wie es funktioniert:

Dauer: 13 Minuten

Zeiterfassung aktivieren

In “Mitarbeiter” > “Mitarbeiterverwaltung” die Mitarbeiterkartei über einen Klick auf den Namen öffnen. In der Kartei nach unten scrollen zum Punkt “Zeiterfassung” und das Häkchen bei der Zeiterfassung setzen. Ihr könnt einen Identifizierungscode festlegen, den Mitarbeiter beim Check-in eingeben müssen. Das verhindert z.B., dass Mitarbeiter sich gegenseitig einchecken.

Setzt am besten auch das Häkchen bei “An Abwesenheitstagen (Urlaub, Krank, Schule) automatisch die Sollarbeitszeit gutschreiben (Gilt nicht für nachträglich in der Vergangenheit eingetragene Abwesenheiten).” Das sorgt dafür das Urlaubs- und Kranktage automatisch gutgeschrieben werden. Feiertage werden nicht automatisch gutgeschrieben.

Sollarbeitszeiten eingeben

Weiter unten findet ihr den Punkt “Aktuelle Sollarbeitszeit”. Klickt auf Sollarbeitszeiten bearbeiten, um die Sollarbeitszeiten pro Mitarbeiter anzulegen. In der Übersicht sind alle Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter aufgelistet. Rechts unten können neue Sollarbeitszeiten hinzugefügt werden. Die Sollarbeitszeiten haben ein Gültigkeitsdatum. Ab diesem Tag gelten die neuen Zeiten, das ist praktisch, wenn ein Mitarbeiter z.B. ab dem nächsten Monat seine Stunden erhöht oder er jeden Monat oder jede zweite Woche eine andere Sollarbeitszeit pro Woche hat.

Die aktuell gültigen Sollarbeitszeiten erkennt Ihr in der Übersicht am Vermerk (Aktuell) und in der Mitarbeiterverwaltung direkt beim entsprechenden Mitarbeiter:

Zeiten manuell bearbeiten

Im Bereich “Mitarbeiter” > “Zeiterfassung” > “Verwaltung” könnt Zeiten wie Pausen, vergessene Urlaube, Feiertage oder auch Arbeitszeiten manuell abziehen oder gutschreiben. Dazu klickt ihr auf den entsprechenden Tag und wählt in der Liste einen der vier Auswahlmöglichkeiten aus. Ihr könnt übrigens auch einen Grund eingeben, um genau festzuhalten, warum eine Gutschrift / Abzug erfolgt ist.

Weitere Einstellungen

Ihr habt in “Mitarbeiter” > “Zeiterfassung” > “Einstellungen” 4 weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Zeiterfassung:

  • Taktung: Legt fest wie minutengenau der Check-in ist. Ihr habt die Wahl zwischen minutengenau, 5 Minuten oder 15 Minuten.
  • Frühester Check-in: Legt fest, ob der Check-in vor der Arbeitszeit im Dienstplan möglich ist oder nicht. Ihr habt keine Begrenzung oder eine bestimmte Begrenzung in Minuten zur Auswahl.
  • Automatischer Check-out: Manchmal kommt es vor, dass Mitarbeiter den Check-out am Ende eines langen Arbeitstages vergessen. Mit dem automatischen Check-out wird bei einem vergessenem Check-out der Mitarbeiter am Ende des Tages automatisch ausgecheckt. Ist diese Einstellung aktiviert, wird in einem solchen Fall anstelle von 23:59 Uhr das Ende der Dienstzeit gesetzt, sofern diese existiert. Wir empfehlen, diese Einstellungen zu nutzen.
  • Pausenzeiten automatisch abziehen: Legt fest, ob bei einer gewissen Anzahl an Arbeitsstunden eine Pause automatisch abgezogen werden soll. Ihr könnt mehrere Einträge machen, um verschiedene Arbeitszeitdauern abzudecken.

Check-in & Check-out

Wenn die Sollarbeitszeiten pro Mitarbeiter und die weiteren Einstellungen stimmen, kann es mit der Zeiterfassung losgehen. Der Check-in bzw. Check-out ist oben rechts über das Stoppuhr-Symbol in der blauen Kopfleiste möglich.

Übrigens: Man kann den Check-in und Check-out auch über ein RFID-Kartenlesegerät machen. So kann das Ganze dann im täglichen Geschäft aussehen:

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