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Kassenabschluss

Der Kassenabschluss (und damit „Kassensturz“) und das tägliche Zählen des Bargeldes ist für jedes Geschäft Pflicht. Ein Kassenabschluss kann beliebig oft an einem Tag durchgeführt werden. Er gibt einen genauen Aufschluss darüber, wie viel Geld seit dem letzten Kassenabschluss eingenommen wurde – unterteilt nach unbaren und baren Einnahmen.

Der Kassenabschluss ist die Voraussetzung für den Kassenbuch-Bericht.

Am Ende eines Arbeitstages führt ihr einen Kassenabschluss in „Finanzen“ > „Kassenabschluss“ > „Abschließen“ durch.

So klappt’s ganz einfach:

 A. Nachdem ihr euren EC-Schnitt abgeglichen habt, schaut euch zunächst zur Orientierung den „Kassenbestand Soll“ an. Dieser zeigt euch was an Bargeld in eurer Kasse liegen sollte  – z.B. 500 €. Dieser Soll-Betrag dient euch zur Orientierung, um zu entscheiden wie viel Geld ihr entnehmen möchtet.

B. In 1. „Entnahme buchen“ bucht ihr das Geld, was ihr zur Bank bringt. Nimmt dieses Geld aus der Kasse raus und legt es zur Seite!

Beispiel:

Ihr beginnt immer den Tag mit einem Anfangsbestand von 200 € und habt heute 300 € bar eingenommen. Dann habt ihr folglich einen „Kassenbestand Soll“ in Höhe von 500 €. Ihr möchtet immer ein Wechselgeldbestand von 200 € in der Kasse haben? Dann bucht ihr unter Punkt 1 eine Entnahme von 300 €. (500 – 200 = 300 €). Die 300 € legt ihr sofort zur Seite – diese sind nicht mehr Teil des Kassenbestands, sondern landen z.B. auf der Bank.

Damit bleiben 200 € als neuer „Kassenbestand Soll“

C. Jetzt solltet ihr laut unserem Beispiel ein „Kassenbestand Soll“ in Höhe von 200 € in der Kasse haben. Ihr prüft, ob das stimmt, indem ihr das übrig gebliebene Geld zählt und in 2. eintragt (entweder durch Eintippen oder über das Zählprotokoll). Um bei unserem Beispiel zu bleiben, würdet ihr 200 € eingeben. Damit habt ihr nun ein „Kassenbestand Ist“ in Höhe von 200 € eingetragen.

D. Ihr seht, dass die Differenz zwischen „Soll“ und „Ist “ nun 0 € ist. Perfekt! Das war‘s, nicht schwer, oder?

Solltet ihr doch mal eine Differenz haben, dann prüft nochmal alles, gleicht diese aus, oder bucht sie über die Kassenbestandskorrektur aus.

Was tun, wenn der Soll- und der Ist-Bestand nicht übereinstimmen?

Solltet ihr beim Zählen feststellen, dass der Kassenbestand nicht mit dem Sollbestand in studiolution übereinstimmt, solltet ihr erst nochmal alles überprüfen. Denn ist der Abschluss einmal durchgeführt, ist kein Stornieren der Bar-Buchungen mehr möglich. Nur Unbar-Buchungen lassen sich auch noch nachträglich stornieren oder bearbeiten.

Eine Differenz hat meist einen der folgenden Gründe:

  • EC / Bar vertauscht
  • Termin nicht abkassiert
  • Trinkgeld nicht entnommen

Lässt sich der Fehler nicht finden kann der Fehlbetrag/Plusbetrag über die Kassenbestandskorrektur bestätigt werden, hierfür den Haken setzen. Alternativ könnt ihr bei kleinen Fehlbeträgen den Betrag einfach selber ausgleichen.

E. Jetzt nur noch auswählen wer ihr seid und auf „Kassenabschluss durchführen“ klicken.

Hier geht’s zu unserem Kassenabschluss-Video:

Was ist das Zählprotokoll?

Das Zählprotokoll ist ein Hilfsmittel um die Kasse zu zählen. Dazu gibt man die Anzahl der Münzen und Scheine an. Das System zählt diese automatisch zusammen und gleicht sie mit dem Soll-Bestand (= der Betrag, der in der Kasse sein sollte) ab.

Solange es einen Differenzbetrag gibt, wird dieser automatisch angezeigt und kann durch Bestätigen der Kassendifferenz ausgebucht werden (Achtung! Hier immer erst auf Fehlersuche gehen! Der Kassenabschluss kann nachträglich nicht mehr storniert werden!)

Hinweis: Das Zählprotokoll ist fest mit einem Kassenabschluss verbunden. Das bedeutet, dass es pro Kassenabschluss nur ein Zählprotokoll geben kann.

Hinweis: Wir empfehlen das Zählprotokoll zu nutzen, da dadurch weniger Fehler passieren und gleichzeitig nachgewiesen werden kann, dass auch tatsächlich gezählt wurde.

Was passiert, wenn ihr an einem Tag einen Kassenabschluss versäumt habt?

Solltet ihr einen Kassenabschluss an einem Tag versäumt haben, könnt ihr diesen nicht mehr nachträglich für einen bestimmten Tag nachholen. Alle vergangenen Buchungen werden gemeinsam mit dem nächsten Kassenabschluss abgeschlossen, d.h. nichts geht verloren. Ihr könnt euch die einzelnen Buchungen mit dem Datum im Kassenabschluss anschauen.

Wie wird eine Bankentnahme gebucht?

Es gibt zwei Arten, wie ihr dem System mitteilen könnt, dass ihr Geld zur Bank bringt:

a) im Kassenabschluss über den Punkt „Bankentnahme“ oder
b) über den Menüpunkt „Bargeld“.

Solltet ihr das Geld bereits vorher aus der Kasse entnommen haben, um es zur Bank zu bringen (Buchung über Menüpunkt „Bargeld“) dürft ihr dieses Geld beim Kassenabschluss natürlich auch nicht mehr mitzählen – es ist ja dann schon raus aus der Kasse.

Wenn eine Bankentnahme gebucht wird, sollte das Geld auch zeitnah auf der Bank eingezahlt werden.  Im Nachgang wird angezeigt, wie viel Geld noch in der Kasse verbleibt. Dieser Kassenbestand wird dann weitergeführt und im Kassenbuch-Bericht entsprechend als neuer Anfangsbestand aufgeführt.

Hinweis: Der Kassenabschluss schließt nicht nur den aktuellen Tag ab, sondern auch alle Buchungen, die seit dem letzten Abschluss gemacht wurden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird das aktuelle Datum mit der Uhrzeit dem vergangenen Kassenabschluss angehängt. Alle vergangenen Kassenabschlüsse können in „Kassenabschluss“ > „Historie“ eingesehen werden.

 

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