Kassenabschluss

Der Kassenabschluss (und damit „Kassensturz“) und das tägliche Zählen des Bargeldes ist für jedes Geschäft Pflicht. Ein Kassenabschluss kann beliebig oft an einem Tag durchgeführt werden. Er gibt einen genauen Aufschluss darüber, wie viel Geld seit dem letzten Kassenabschluss eingenommen wurde – unterteilt nach unbaren und baren Einnahmen.

Der Kassenabschluss ist die Voraussetzung für den Kassenbuch-Bericht und den Monatsabschluss.

Am Ende eines Arbeitstages führt ihr einen Kassenabschluss in „Finanzen“ > „Kassenabschluss“ > „Abschließen“ durch.

So klappt’s mit dem Kassenabschluss

Kleiner Tipp vorab: Solltet ihr ein externes Kartenlesegerät (also nicht studiolution Pay) nutzen, dann schaut euch zuerst den EC-Schnitt an und ob dieser mit den bargeldlosen (=unbaren) Einnahmen übereinstimmt. Hier liegt oft der Hauptfehler, wenn man Abweichungen hat, da man evtl. beim Kassieren versehentlich Bar und EC vertauscht hat.

Schritt 1: Geld für Bank- oder Privatentnahme buchen.

Wenn also die unbaren Buchungen stimmen schaut ihr euch euren „aktuellen Kassenbestand“ unter Schritt 1 an. Das ist der Bestand inkl. Wechselgeld, der in der Kasse liegen sollte. Entscheidet euch, was ihr zur Bank bringen oder entnehmen wollt. Dazu klickt ihr auf „Entnahme“ buchen, füllt das Bargeldformular aus und legt das Geld auf die Seite. In der Übersicht seht ihr jetzt den restlichen Kassenbestand.

Beispiel:

Ihr beginnt immer den Tag mit einem Anfangsbestand von 200 € und habt heute 300 € bar eingenommen. Dann habt ihr folglich einen „Kassenbestand“ in Höhe von 500 €. Ihr möchtet immer ein Wechselgeldbestand von 200 € in der Kasse haben? Dann bucht ihr unter Punkt 1 eine Entnahme von 300 €. (500 – 200 = 300 €). Die 300 € legt ihr sofort zur Seite – diese sind nicht mehr Teil des Kassenbestands, sondern landen z.B. auf der Bank.

Damit bleiben 200 € als neuer „Kassenbestand Soll“

Schritt 2: Kassenbestand zählen

Eure Entnahmen habt ihr unter Schritt 1 gebucht (falls ihr welche hattet) und zählt das verbleibende Geld in der Kasse nach. Die Summe tragt ihr einfach in das Feld „Kassenbestand“ ein – fertig. Das System wird euch jetzt automatisch auf eventuelle Unterschiede hinweisen unter Punkt 3.

Schritt 3: nochmal prüfen

Unter Schritt 3 seht ihr eine Zusammenfassung. Im besten Fall steht dort „Differenz 0 EUR“. Dann könnt ihr direkt unten rechts auf der Seite euch im Dropdown auswählen und auf „Kassenabschluss durchführen“ klicken. Damit ist alles erledigt.

Was tun, wenn der Soll- und der Ist-Bestand nicht übereinstimmen?

Solltet ihr beim Zählen feststellen, dass der Kassenbestand nicht mit dem Sollbestand in studiolution übereinstimmt, solltet ihr erst nochmal alles überprüfen. Denn ist der Abschluss einmal durchgeführt, ist kein Stornieren der Bar-Buchungen mehr möglich. Nur Unbar-Buchungen lassen sich auch noch nachträglich stornieren oder bearbeiten.

Eine Differenz hat meist einen der folgenden Gründe:

• EC / Bar vertauscht
• Termin nicht abkassiert
• Trinkgeld nicht entnommen

Lässt sich der Fehler nicht finden kann der Fehlbetrag/Plusbetrag über die Kassenbestandskorrektur bestätigt werden, hierfür den Haken setzen. Alternativ könnt ihr bei kleinen Fehlbeträgen den Betrag einfach selber ausgleichen.

Tipp: Um Fehler bei den Buchungen schneller zu finden, sind im Kassenabschluss am unteren Ende der Seite alle Buchungen einzeln aufgeschlüsselt. Da kann man schnell erkennen, wenn Buchungen schief gelaufen sind.

Hier geht’s zu unserem Kassenabschluss-Video:

 

Was ist das Zählprotokoll?

Das Zählprotokoll ist ein Hilfsmittel um die Kasse zu zählen. Dazu gibt man die Anzahl der Münzen und Scheine an. Das System zählt diese automatisch zusammen und gleicht sie mit dem Soll-Bestand (= der Betrag, der in der Kasse sein sollte) ab.

Solange es einen Differenzbetrag gibt, wird dieser automatisch angezeigt und kann durch Bestätigen der Kassendifferenz ausgebucht werden Achtung! Hier immer erst auf Fehlersuche gehen! Der Kassenabschluss kann nachträglich nicht mehr storniert werden!

Hinweis: Standardmäßig ist ein Zählprotokoll aktiviert (Einstellungen > Kasse). Das lässt sich einfach deaktiveren, wenn ihr beim Zählen etwas freier unterwegs sein wollt. Vorgeschrieben ist das Zählprotokoll bei elektronischen Kassen nicht – bei offenen Kassenladen schon.

Was passiert, wenn ihr an einem Tag einen Kassenabschluss versäumt habt?

Solltet ihr einen Kassenabschluss an einem Tag versäumt haben, könnt ihr diesen nicht mehr nachträglich für einen bestimmten Tag nachholen. Alle vergangenen Buchungen werden gemeinsam mit dem nächsten Kassenabschluss abgeschlossen, d.h. nichts geht verloren. Ihr könnt euch die einzelnen Buchungen mit dem Datum im Kassenabschluss anschauen.

Wie wird eine Bankentnahme gebucht?

Es gibt zwei Arten, wie ihr dem System mitteilen könnt, dass ihr Geld zur Bank bringt:

a) im Kassenabschluss über den Punkt „Bankentnahme“ oder
b) über den Menüpunkt „Bargeld“.

Solltet ihr das Geld bereits vorher aus der Kasse entnommen haben, um es zur Bank zu bringen (Buchung über Menüpunkt „Bargeld“) dürft ihr dieses Geld beim Kassenabschluss natürlich auch nicht mehr mitzählen – es ist ja dann schon raus aus der Kasse.

Wenn eine Bankentnahme gebucht wird, sollte das Geld auch zeitnah auf der Bank eingezahlt werden.  Im Nachgang wird angezeigt, wie viel Geld noch in der Kasse verbleibt. Dieser Kassenbestand wird dann weitergeführt und im Kassenbuch-Bericht entsprechend als neuer Anfangsbestand aufgeführt.

Solltet ihr während des Kassenabschlusses auch andere Bargeldentnahmen buchen wollen wie z.b. Einkäufe, Zeitungen, Vorauszahlungen, etc., dann geht das natürlich auch. Sollten Kategorien / Kontierungen fehlen, dann könnt ihr diese unter Einstellungen > Kontenrahmen > Bargeld  hinzufügen.

 

Hinweis: Der Kassenabschluss schließt nicht nur den aktuellen Tag ab, sondern auch alle Buchungen, die seit dem letzten Abschluss gemacht wurden.