Monatsabschluss erstellen & versenden
Mit dem Monatsabschluss in studiolution werden alle relevanten Finanzdaten eures Salons zusammengefasst – automatisch, digital und mit nur einem Klick.
Wo finde ich den Monatsabschluss?
Ihr findet den Monatsabschluss im Menü unter „Finanzen“ > „Monatsabschluss“ > „Abschließen“.
Wie versende ich den Monatsabschluss an mein Steuerbüro?
- Wählt oben den gewünschten Monat aus.
- Jetzt wählt ihr aus, wie ihr den Monatsabschluss versenden wollt. Am einfachsten ist die Option „Per E-Mail senden“. Alternativ könnt ihr die Daten „Herunterladen und z. B. per USB-Stick übermitteln“.
- Nun könnt ihr wählen, in welchem Format der Monatsabschluss versendet werden soll. Die meisten Steuerbüros nutzen DATEV, wählt also das DATEV-Standardformat. Wenn euer Steuerbüro ein anderes Programm nutzt, wählt den Excel-Export.
Zusätzlich zum Steuerberater-Export könnt ihr auch noch Kassenbuch, Gutscheinbericht und Produktbestandsbericht mit versenden. Wenn ihr studiolution Pro nutzt, sind eure hochgeladenen Belege standardmäßig auch immer dabei.
- Unter „Einstellungen ändern“ könnt ihr nun zusätzliche Daten festlegen, solltet ihr den Monatsabschluss im DATEV-Format exportieren. Das müsst ihr nur einmal machen, danach sind die Einstellungen für immer gespeichert. Unter anderem könnt ihr hier eure Steuerberater- und Mandantennummer hinterlegen. Wenn ihr die nicht kennt, könnt ihr einfach eure Steuerberater:in fragen.
Pro studiolution-Zugang kann auch eine Kostenstelle hinterlegt werden. Diese wird automatisch im Buchhaltungsexport (DATEV oder Excel) mit ausgegeben. So kann eure Steuerberatung Umsätze besser zuordnen – zum Beispiel nach Standorten. Ihr könnt die Kostenstelle in den Stammdaten eintragen.
Darunter findet ihr drei Haken für weitere Einstellungen zum Export:- Konto und Gegenkonto tauschen
- Leistungsdatum im Bericht ausgeben
- Festschreibungskennzeichen: Beim DATEV-Export werden Buchungen standardmäßig mit einem sog. Festschreibungskennzeichen versehen. Das bedeutet: Die Buchungen können nach dem Import in DATEV nicht mehr verändert werden. Dieses Kennzeichen kann auf Wunsch deaktiviert werden. So kann eure Steuerberater:in die importierten Buchungen in DATEV noch bearbeiten oder ergänzen. Das ist z. B. sinnvoll, wenn ihr Belege hochladet und an eure Steuerberatung weitergebt – zur weiteren Prüfung oder Anpassung. Damit das möglich ist, entfernt beim Export den Haken bei „Festschreibungskennzeichen“. Wichtig: In studiolution bleiben alle Buchungen unverändert gespeichert und sind weiterhin nicht editierbar. Die Einstellung betrifft ausschließlich die Weiterverarbeitung der Daten in DATEV.
- Jetzt müsst ihr das Ganze nur noch verschicken. Gebt dafür die E-Mail-Adresse eurer Steuerberateratung ein. (Optional) Fügt eine Nachricht hinzu, z. B. „Monatsabschluss September“. Schickt beim ersten Mal am besten auch das Infoblatt zur Kontierung mit, damit euer Steuerbüro weiß, wie gebucht wird.
- (Optional) Legt ein Passwort fest – für noch sichereren Versand. Tipp: Teilt das Passwort immer separat vom Monatsabschluss mit eurer Steuerberater:in (z. B. telefonisch oder per SMS).
- Jetzt nur noch auf „Senden“ klicken – fertig! 🥳
In der E-Mail an eure Steuerberater:in ist ein Download-Link. Dieser ist 7 Tage lang gültig. Dort können die Belege direkt heruntergeladen werden.
Eure Steuerberater:in kann nun einfach auf „Herunterladen“ klicken, schon sind alle Daten auf dem PC. Die Belege sind in einem eigenen Ordner und mit der passenden Buchungsnummer benannt. So können sie direkt zugeordnet werden.
Alternativ könnt ihr die E-Mail zum Test an euch selbst schicken und dann an euer Steuerbüro weiterleiten. Ist der Link abgelaufen, dann müsst ihr die E-Mail erneut versenden.
Wie kann ich den Monatsabschluss für mich selbst speichern?
Wenn ihr die Daten auch selbst weiterverarbeiten oder archivieren wollt:
- Wählt die Option „Herunterladen und z. B. per USB-Stick übermitteln“.
- Klickt den „Excel-Export“ an und wählt aus, welche Berichte ihr herunterladen wollt.
- Nur noch auf „Herunterladen“ klicken – fertig!
Ein anderer Weg, wie ihr den Monatsbericht bequem herunterladen oder ausdrucken könnt, ist über Finanzen > Finanzberichte > Steuerberaterexport, unten rechts über den Button „Excel-Export“.
P.S.: Ihr könnt sogar eure Belege als Bilder hochladen und sie werden automatisch mit versendet. Hier könnt ihr mehr darüber erfahren. So sind eure Umsätze, Belege und Kassenbewegungen immer sauber dokumentiert.