Dienstplan

Im Dienstplan legt ihr fest, wann ihr und eure Mitarbeitenden arbeiten. Nur, wenn ihr euren Dienstplan richtig führt, werden auch die richtigen Zeiten im Terminbuch angezeigt. Das ist besonders wichtig, wenn ihr die Online Terminbuchung nutzt.

Den Dienstplan findet ihr unter „Mitarbeiter“ > „Dienstplan“.

Aufbau des Dienstplans

Der Dienstplan zeigt immer einen Zeitraum von zwei Wochen an. In den Spalten oben seht ihr die Wochentage und das Datum, links in den Zeilen alle Mitarbeitenden mit den jeweils hinterlegten Arbeitszeiten. Unten rechts könnt ihr über den „Drucken“-Button den angezeigten Dienstplan ausdrucken.

Über dem Dienstplan könnt ihr mit den Pfeilen zu den nächsten/vergangenen Wochen wechseln. Wenn ihr zu einem weiter entfernten Zeitpunkt springen wollt, klickt auf das Datum in der Mitte. Dadurch öffnet sich die Kalenderansicht und ihr könnt den gewünschten Zeitraum direkt auswählen.

Mit dem „Heute“-Button oben links könnt ihr jederzeit zum aktuellen Datum springen.

Jede Abweichung bzw. reguläre Arbeitszeit erhält im Dienstplan eine eigene Farbe, so dass ihr direkt alles im Blick habt. Was die unterschiedlichen Farben bedeuten, seht ihr in der Legende direkt unter dem Dienstplan. Bei den verfügbaren Arbeitszeiten seht ihr außerdem die Zeitangabe im Kästchen.

Unter der Legende findet ihr eine Auskunft darüber, welche Feiertage in eurem Dienstplan berücksichtigt werden. Sie richten sich nach den gesetzlichen Feiertagen für euer jeweiliges Bundesland. Um sie anzupassen, klickt auf „Ändern“ oder navigiert zu „Einstellungen“ > „Öffnungszeiten“.

An Feiertagen wird standardmäßig nicht gearbeitet, darum werden sie nicht durch den Dienstplan überschrieben. Wenn ihr doch mal an einem Feiertag arbeitet, klickt den entsprechenden Tag im Dienstplan an und hinterlegt eine individuelle Arbeitszeit. Mehr zu den Feiertagen findet ihr hier.

Dienstplan bearbeiten

Um den Dienstplan zu bearbeiten, klickt den jeweiligen Tag bei der gewünschten Mitarbeiter:in an. Es öffnet sich ein Fenster, in dem ihr den Dienstplan anpassen könnt. Dort seht ihr unter anderem auch, wie viele Termine die Person an dem Tag hat.

Standardmäßig ist ausgewählt, dass die Arbeitszeit der Öffnungszeit entspricht. Ihr könnt aber auch Abweichungen oder Abwesenheiten wie Schule, Urlaub, Krank oder Kein Dienst hinterlegen.

Wichtig: Setzt den Haken ganz unten bei „Bereits eingetragene Abwesenheiten (Kein Dienst/Urlaub/Krankheit/Schule) überschreiben„, bevor ihr speichert, wenn ihr sichergehen wollt, dass eure Änderungen übernommen werden.

Abweichung der Öffnungszeit eintragen

Wählt ihr den Punkt „Abweichend von Öffnungszeit“, könnt ihr die neuen Arbeitszeiten rechts daneben eintragen und für den entsprechenden Tag direkt übernehmen, indem ihr auf „Speichern“ klickt. Ihr könnt die Auswahl auch für mehrere Tage übernehmen.

Abwesenheiten eintragen

Klickt auf den Tag im Dienstplan, den ihr als einen Abwesenheitstag eintragen möchtet, und wählt den Punkt „Urlaub“. Nun könnt ihr den Grund der Abwesenheit, wenn nötig, anpassen. Zur Auswahl stehen:

• Urlaub
• Krank
• Kein Dienst
• Schule (Seminar)

Jede der Optionen könnt ihr auch für mehrere Tage übernehmen.

Direkt darunter könnt ihr eine Abwesenheit für einen halben Tag hinterlegen und bei Bedarf die abweichenden Arbeitszeiten angeben.

Wichtig: Bevor ihr eine Abwesenheit speichern könnt, müssen alle Termine des Mitarbeitenden aus dem Terminbuch storniert oder verschoben werden. Außer bei Krankmeldungen. Ihr könnt Mitarbeitende als krank eintragen, auch wenn noch Termine bei ihnen eingetragen sind. So lassen sich kurzfristige und ungeplante Ausfälle schnell erfassen.

Für spontane, einzelne Krankheitstage könnt ihr Mitarbeitende auch direkt im Terminbuch als krank eintragen.