Bestände verwalten im Produktverzeichnis
Wenn Kund:innen an der Kasse noch ein Produkt mitnehmen, ist das natürlich toller Service – und ihr macht zusätzlich mehr Umsatz. Damit ihr in studiolution eine ordentliche Produktliste habt, zeigen wir euch, wie ihr euren Produktbestand eintragen und verwalten könnt.
Ihr wisst schon vor dem Termin, welche Produkte die Kund:innen kaufen möchte? Hier erfahrt ihr, wie ihr Produkte direkt am Termin speichert.
Wie kann ich ein neues Produkt anlegen?
Unter Einstellungen > Produktverzeichnis könnt ihr alle eure Produkte sehen. Unten rechts klickt ihr auf den Button „Neues Produkt“. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem ihr alle Daten zum Produkt eingeben könnt. Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
Tipp: Wenn ihr nicht alles eintippen wollt, könnt ihr einfach nur den EAN (Barcode) scannen oder abtippen und auf die Lupe klicken. Schon füllen sich alle anderen Felder wie von selbst aus! Alternativ können wir euch auch gängige Produktlisten einspielen.
Jetzt speichert ihr das Produkt und klickt es in der Liste nochmal an. Das Menü heißt nicht mehr „Produkt anlegen“, sondern „Produkt bearbeiten“. Nun stehen euch zwei Reiter zur Verfügung: „Stammdaten“ und „Bestand buchen“. In den Stammdaten findet ihr alles, was ihr bereits ausgefüllt habt, falls ihr zum Beispiel den Verkaufspreis anpassen wollt. Darunter findet ihr einen Balken mit dem aktuellen Produktbestand.
Wie kann ich Bestandsveränderungen buchen?
Im Reiter „Bestand buchen“ könnt ihr eure Bestandsveränderung hinzu- oder ausbuchen – zum Beispiel bei Lieferungen oder wenn mal was kaputtgeht. Im Feld „Beschreibung“ könnt ihr Details zur Veränderung hinzufügen, sodass ihr den Vorgang nachvollziehen könnt. Diese erscheinen später im Produktbestandsbericht unter „Bemerkung“.
Tipp: Gerade bei Lieferungen lohnt es sich, die Rechnungs- oder Liefernummer zu notieren.
So geht’s:
- Wählt das Produkt aus
- Bucht die gewünschte Menge ein oder aus
- Wählt einen Grund (z. B. Wareneingang, Schwund oder Korrektur)
- Optional: Tragt eine Bemerkung ein
Wo kann ich Bestandsveränderungen nachverfolgen?
Um Bestandsveränderungen besser nachvollziehen zu können, gibt es den Produktbestandsbericht. Darin seht ihr alle Infos zu den Änderungen im Überblick:
Den Produktbestandsbericht findet ihr über:
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Den Textlink „Produktbestandsbericht“ direkt beim Produkt unter „Bestand buchen“ (öffnet nur den Bericht für das jeweilige Produkt).
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Oder über Finanzen > Finanzberichte > Produktbestandsbericht. Wählt dort den gewünschten Zeitraum und klickt auf „Generieren“, um die Bestandsveränderung der ausgewählten Produkte zu sehen.
Was, wenn mein Mindestbestand erreicht ist?
Ihr könnt für jedes Produkt in den Stammdaten einen Mindestbestand einstellen. Sobald dieser erreicht ist, wird:
- das Produkt im Verzeichnis rot markiert
- und ihr bekommt eine Puls-Nachricht
⏱️ So wisst ihr rechtzeitig, wann es Zeit ist, nachzubestellen.
Wie bekommt meine Steuerberater:in den Produktbestandsbericht?
Exportiert ihr euren Monatsabschluss unter Finanzen > Monatsabschluss > Abschließen, könnt ihr dort auch euren Bestandsbericht anhängen. Öffnet das Menü „Abschließen“ und setzt den Haken bei „Produktbestandsbericht“, schon wird der Bericht für den jeweiligen Monat mit aufgenommen. Wenn ihr eurer Steuerberater:in jetzt den Monatsbericht schickt, hat sie auch den Bestandsbericht dabei und kann Dinge wie Schwund oder Diebstahl korrekt verbuchen.
Muss ich immer manuell Produkte ein- und ausbuchen?
Generell müsst ihr das nicht. Unter Einstellungen > Kasse könnt ihr, je nach Präferenz, den Haken bei „Produkte dürfen verkauft werden, auch wenn diese nicht mehr auf Lager sind“ setzen. Die Faustregel ist:
- Wenn ihr nur die Produkte erfassen wollt und euch der Bestand in studiolution egal ist, dann schaltet den Haken an. So kann euer Mengenbestand auch ins Negative gehen, wenn ihr ein Produkt verkauft.
- Wenn ihr aktiv eure Bestände verwaltet, schaltet den Haken aus. So werdet ihr benachrichtigt, wenn der Mindestbestand erreicht ist, und könnt an der Kasse Produkte, die leer sind, nicht mehr verkaufen.
Der Umgang mit Beständen erfordert Disziplin, denn jede manuelle Produktentnahme (alles, was nicht über die Kasse geht) muss ein- oder ausgebucht werden. Bei einer Kassenprüfung ist das natürlich vorteilhaft, da dann alles ordentlich dokumentiert ist. Darum empfehlen wir auch, die Produktbestände eigenständig sauber zu erfassen. Vielleicht ist die nächste Inventur der perfekte Zeitpunkt, um damit zu beginnen.
Ich will nachträglich meine Bestände verwalten. Geht das noch?
Ihr habt bisher also nicht mit Beständen in studiolution gearbeitet. Kein Problem, wenn ihr sie zukünftig über das System verwalten wollt, geht so vor:
- Inventur machen und aktuelle Mengen erfassen
- Produktmengen im Verzeichnis eintragen bzw. korrigieren
- In den Einstellungen > Kasse den Haken bei „Produkte dürfen verkauft werden, auch wenn diese nicht mehr auf Lager sind“ entfernen
Wie buche ich Verbrauchsware / Kabinettware richtig aus?
Produkte, die während eines Termins im Salon verbraucht werden, könnt ihr direkt über das Produktverzeichnis ausbuchen. Wählt dafür unter Kasse > Produktverzeichnis im jeweiligen Produkt im Reiter „Bestand buchen“ den Grund „Verbrauchsware“.
Hinweis: Ein Umweg über die Kasse mit 100 % Rabatt ist nicht nötig.
👉 Wenn auch eure Mitarbeiter:innen Produkte ausbuchen dürfen sollen, setzt unter Einstellungen > Weitere Einstellungen unter „Mitarbeiterrechte“ den entsprechenden Haken.