Eines der wohl kontroversesten Themen zum Jahresbeginn ist die neue Bonpflicht in Deutschland. Die Bonpflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die seit dem 1. Januar 2020 gilt und aus verschiedenen Maßnahmen besteht. Die Verordnung betrifft dabei alle elektronischen Kassensysteme – vom Nagelstudio bis zur Tankstelle. Der Staat versucht damit Steuerbetrug vorzubeugen und hat dafür verschiedene Maßnahmen ergriffen, die in Form der Kassensicherungsverordnung zusammengefasst werden.
Der Grundsatz Steuerbetrug zu vermeiden ist gut. Denn wenn jeder ehrlich sein würde, dann wäre die Belastung für alle geringer. Die Frage ist aber, ob die Ausgestaltung des Gesetzes in dieser Form notwendig ist, um dieses Ziel zu erreichen. Die Bonpflicht ist eine dieser Maßnahmen, welche wir heute ein wenig genauer betrachten.
Was ist die Bonpflicht eigentlich?
Die Bonpflicht beschreibt die im Gesetz festgehaltene Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO). Jeder Nutzer eines elektronischen Kassensystems ist dazu verpflichtet, einen Beleg auszustellen. Die Ausstellung des Belegs ist selbst dann Pflicht, wenn der Kunde keinen Beleg haben möchte. Das Ziel des Gesetzgebers mit der Bonpflicht ist es, dass wirklich alle Beträge durch die Kasse gehen und nicht nebenbei in die Tasche wandern.
Für die meisten ist das ohnehin selbstverständlich – aber eben nicht für alle. Es besteht jedoch keine Mitnahmepflicht für Endkunden wie in Österreich oder Italien. Außerdem wissen die meisten nicht, dass eine Belegausgabe sowohl in Papierform, als auch in elektronischer Form wie z.B. per E-Mail möglich ist. studiolution hat diesen E-Mail-Bon beispielsweise im System integriert und versendet ihn ohne Mühe am Ende des Kassiervorgangs.
Was sind die Inhalte des Bons?
Um keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen, sollte sowohl der gedruckte als auch der elektronische Bon folgende inhaltliche Anforderungen erfüllen:
- der vollständige Name und Anschrift des Studios
- das Belegdatum
- der Umfang der Leistungen und Produkte
- der Endbetrag mit dem Steuerbetrag.
Sollte das genutzte Kassensystem außerdem bereits über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, kommen weitere inhaltliche Anforderungen dazu. Die TSE ist, wie die Bonpflicht auch, Teil der KassenSichV. Durch die TSE erhält jeder Bon eine individuelle digitale Signatur z.B. in Form eines QR Codes.
Gut zu wissen: Die Anbindung einer zertifizierten TSE wird bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet. Mehr Infos zur Übergangsregelung, gibt’s hier.
Warum erhitzen sich die Gemüter bei der Belegausgabepflicht?
Im Wesentlichen gibt es drei Gründe:
- Kosten
- Bürokratischer Mehraufwand
- Umweltaspekt
1. Die Kosten
Das Ausstellen der Bons stellt aus Sicht vieler Studiobetreiber einen hohen Kostenfaktor dar. Viele behaupten, dass die Anschaffungskosten eines Bondruckers und die Kosten des Thermopapiers nicht tragbar sind. Wir rechnen nach: An den einmaligen Anschaffungskosten kommt man natürlich nicht vorbei, wenn man nicht schon einen Bondrucker hat. Die Kosten liegen meist zwischen 150 € bis 250 €.
PS: Wir empfehlen den Epson TM-m30. Dieser lässt sich ohne Treiberinstallation und ohne komplexe Einstellungen einrichten. Der Druck geht von überall aus (auch vom Tablet oder Smartphone). Der Drucker wird dafür nicht per USB angeschlossen, sondern per LAN oder WLAN.
Aber was kostet der gedruckte Bon eigentlich?
Hier eine kleine Schätzung: Die Kosten für eine Bonrolle (50 m): ca. 80 Cent. Bei einer Bonlänge von ca. 25 cm wären das ca. 0,4 Cent pro Bon. Also nicht mal ein halber Cent pro Bon. Die Kosten können hier also nicht wirklich das Hauptargument sein. Denn mit nur einem Cent Preiserhöhung pro Bon wären diese Kosten bereits doppelt wieder drin.
Übrigens: Wer auf die Idee kommt, am Belegdrucker zu sparen und stattdessen mit einem DIN A4 Drucker Belege ausgibt, der schneidet sich gleich mehrfach ins eigene Fleisch: Denn je nach Drucker fallen bei einem normalen Tintenstrahldrucker Kosten in Höhe von 10 bis 15 Cent an. Das wäre fast das 40-fache eines Bondruckers.
2. Bürokratischer Mehraufwand
Ein weiterer ärgerlicher Faktor ist, dass sich bei vielen Studios Unmengen an Bons sammeln. Nehmen die Kunden die Bons nicht mit, müssen die Studios diese auch noch selber entsorgen. Das macht das Ganze noch nerviger. Was viele nicht wissen ist, dass die Bons nicht im Papiermüll entsorgt werden dürfen. Aufgrund des Thermopapiers gehören sie in den Restmüll. Wenn sich auf den Bons auch noch Kundendaten befinden, kommt auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit ins Spiel. Alle Kundendaten auf Bons müssen nämlich vor der Entsorgung unkenntlich gemacht werden. Praktisch ist an dieser Stelle, dass ein Kassensystem, das einem die Wahl zwischen einem Bon mit oder ohne Kundendaten lässt. studiolution ist an der Stelle absolut flexibel! Legt in den Einstellungen einfach fest, welchen Standard ihr nutzen möchtet. Anonym oder doch nicht, die Wahl liegt ganz bei euch.
3. Der Umweltaspekt
Die Belegausgabepflicht belastet die Umwelt! Das stimmt sicherlich auch. Der Grund dafür liegt zum einen an dem erhöhten Papierverbrauch und zum anderen an der Beschichtung der Bons mit Bisphenol (BPA).
Zur Überraschung vieler dürfen seit dem 1. Januar 2020 aber gar keine Bonrollen mehr mit BPA verkauft werden. Seit 2017 gibt es sogar Bonrollen ohne chemische Entwickler. Das lassen viele oft weg in den emotionalen Diskussionen. Wer also darauf achtet, kann Bonrollen kaufen, die die Umwelt zumindest aus dieser Perspektive weniger belasten. Außerdem bieten einige Kassensysteme wie beispielsweise studiolution.com den Belegversand per E-Mail an. Zumindest in der Beautybranche ist das ein echter Mehrwert und birgt zudem die Chance, mit seinen Kunden zukünftig mehr per E-Mail zu kommunizieren.
Fakt ist, dass die Umwelt mehr belastet wird als vorher – das lässt sich nicht schönreden. Allerdings kann durch die Wahl der Bonrollen und den Versand per E-Mail, jeder etwas dafür tun, die Umwelt weniger zu belasten. In den nächsten Monaten werden wir sicherlich auch technologische Veränderungen bei Kassensystemen sehen können, die den Papierverbrauch weiter reduzieren werden.
Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Belegausgabe?
Wird man dabei erwischt, dass man sich nicht an die Bonpflicht hält, muss man laut Bundesministerium der Finanzen (Stand: Februar 2020) mit keinem Bußgeld rechnen. Aber, die Nichtausstellung eines Bons wird als Indiz gesehen, dass ein Geschäft sich nicht an die Aufzeichnungspflichten hält.
Es können häufigere Betriebsprüfungen drohen und wenn es ganz schlecht läuft wird der Umsatz höher geschätzt und man darf Steuern nachzahlen. Übrigens wird die Einhaltung der Bonpflicht nicht im System, sondern am Kunden direkt geprüft.
Die wichtigsten Fragen auf einem Blick:
- Wie? Papier oder besser per E-Mail, um Papier zu sparen. Beides ist erlaubt!
- Wann? Immer, auch wenn kein Beleg gewünscht wird. Der Beleg muss aber nicht vom Kunden mitgenommen werden.
- Warum? Damit der Zwang besteht alles in die Kasse einzugeben, damit wird dem Steuerbetrug der Kampf angesagt, denn ohne die Kasseneingabe ist eine Bonausstellung nicht möglich.
- Was muss drauf? Name, Anschrift, Umfang der Leistungen/Produkte, Gesamtsumme und Steuerbetrag. Bei einer TSE, kommt eine individuelle digitale Signatur dazu.
- Welche Strafe gibt’s? Ein Bußgeld gibt es nicht, aber es wird als Indiz gesehen, dass die Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt werden.
Also doch Angst vor Transparenz dem Finanzamt gegenüber?
Die Bonpflicht ist ein Ärgernis welches differenziert betrachtet werden muss. Rein auf die Beautybranche bezogen ist es am Ende eine Mischung aus ein bisschen Bürokratie, einer Prise Umwelt und einer Messerspitze Kosten.
Diese Gründe dienen bei einigen aber auch nur als Feigenblatt. Dahinter verbirgt sich auch hin und wieder ein ganz anderer Grund. Viele fühlen sich gegängelt und möchten diese Transparenz gegenüber dem Finanzamt nicht. Fakt ist, dass die Bonpflicht für Steuersünder unangenehm ist. Es ist damit schwieriger, Geld am Finanzamt vorbei zu führen.
Eine klügere Maßnahme des Staates wäre eher gewesen, die Bonpflicht nur für Barkäufe verpflichtend zu machen – und zwar für offene und elektronische Kassen. Das hätte den positiven Effekt gehabt, dass es einen Schwung in Richtung der elektronischen Bezahlarten gegeben hätte – mit denen der Steuerbetrug ohnehin kaum möglich ist. Und die Umwelt hätte es auch noch geschont. Barzahlungen werden zukünftig aber ohnehin weniger, da der Anteil des Bargelds zunehmend weniger wird.
Solange das aber nicht der Fall ist, bleibt nur der Weg zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Belegen und einem guten Kassensystem.
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