Ab dem 1. März geht es für die Friseure in Deutschland weiter. Wir hoffen, dass bald auch die anderen Branchen wieder öffnen dürfen. Damit in studiolution auch alles startklar ist, haben wir für euch eine kleine Checkliste vorbereitet:
1. Öffnungs- & Dienstzeiten aktualisieren
Achtet darauf, dass eure Öffnungszeiten in “Einstellungen” > “Öffnungszeiten” auf den aktuellsten Stand sind.
Viele werden mit einen Schichtplan arbeiten, bei dem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter von den gewöhnlichen Öffnungszeiten abweichen. Diese könnt ihr in “Mitarbeiter” > “Dienstplan “auf den neusten Stand bringen. Für Schichten/Arbeitszeiten, die sich in einem bestimmten Rhythmus wiederholen, kann die Auswahl beispielsweise wöchentlich übernommen werden. Achtet auch darauf, dass im Terminbuch manuelle Pausen eingetragen werden über das kleine Kaffeetassen-Symbol rechts oben, falls es keine Öffnungszeitenpause gibt.
2. Terminkopierfunktion
Für die Neuvergabe der Termine könnt ihr unsere neue Terminkopierfunktion 🙌 nutzen denn damit muss der Termin nicht komplett neu angelegt werden, sondern wird aus der Kundenkartei direkt ins Terminbuch kopiert. Das funktioniert auch mit Terminen, die ihr wegen Corona storniert hattet. Im Menüpunkt “Kunden” könnt ihr über die Suche die richtige Kundenkartei öffnen. Klickt in der Kundenkartei auf das kleine Plus rechts und wählt unten rechts die Ansicht der stornierten Termine. Hier könnt ihr auf das Kopiersymbol gehen neben dem stornierten Termin und müsst nur noch die gewünschte Zeit wählen im Terminbuch.
Hinweis: Ihr könnt unsere neuen Kundenhinweis verwenden, um wichtige Infos zu hinterlegen oder zukünftige No-Shows zu markieren. Mehr Infos dazu findet ihr hier.
Tipp: Falls ihr die Termine chronologisch neu vergeben möchtet: Geht in “Finanzen” > “Finanzberichte” und wählt den Bericht „Stornierte Termine“ und gebt den gewünschten Zeitraum ein. Anschließend auf „Generieren“. Exportiert euch am besten den Excel Bericht und nimmt ihn als Grundlage, um die Terminvergabe chronologisch abzuarbeiten.
3. SMS-Trigger: Terminerinnerung 24 Std. vorher aktivieren
Die Terminerinnerung per SMS ist ein tolles Tool, um eure Kunden 24 h vorher an ihren Termin zu erinnern. Ihr könnt die SMS-Funktion in “Einstellungen” > “Weitere Einstellungen” (wieder) aktivieren. Als Absender könnt ihr entweder euren Salonnamen eingeben, eine Handynummer oder eine Festnetznummer.
Der Text für die Terminerinnerung könnt ihr in “Marketing” > “SMS Trigger” bei “Welches Event” bei der Wahl von “Terminerinnerung 24 Std vorher aktivieren”, indem ihr das Häkchen bei “Dieser SMS-Trigger ist aktiv*” setzt.
Schreibt einen kurzen Text unter “2. Inhalt Ihrer SMS” oder nutzt unsere SMS-Vorlage:
Kleine Erinnerung: Dein nächster Termin ist am [APPOINTMENT]. Wir freuen uns auf dich! Dein Salon
Setzt an die Stelle für [APPOINTMENT] den Platzhalter rechts neben dem Textfeld für “nächster Termin” ein. Damit fügt studiolution automatisch den richtigen Tag mit der Zeit des Termins ein. In der Vorschau könnt ihr sehen, ob es mit dem Platzhalter geklappt hat. Trigger speichern nicht vergessen!
4. Text am Ende des Beleges updaten
Checkt, ob der Text am Ende des Belegs noch aktuell ist unter “Einstellungen” > “Drucker” > “Text am Ende des Belegs”. Fügt eine schöne Botschaft hinzu oder weist gegebenenfalls auf eure Online Terminbuchung hin, etwas Werbung schadet nie.
Falls ihr noch kein Logo hochgeladen habt, könnt ihr das hier machen. Ladet das Logo in schwarz hoch, damit euer Thermodrucker es gut abbilden kann.
5. Kassenbestand prüfen & ggf. Abschluss machen
Für einen sauberen Start solltet ihr euren Kassenbestand noch mal abgleichen. Zählt euren Bargeldbestand und gleicht dieses mit dem Kassenbestand ab, den ihr im Menü “Bargeld” findet.
Viele von euch haben „Click & Collect“ angeboten oder auch Gutscheine über studiolution verkauft. Führt gegebenenfalls einen Kassenabschluss durch, wenn es noch offene Buchungen gibt. Geht in den Menüpunkt “Finanzen”” > “Kassenabschluss” > “Abschließen” um das zu machen.
6. Online Terminbuchung (wieder) aktivieren (ggf. Block für Stammkunden eintragen)
Aktiviert unter “Einstellungen” > “Online Terminbuchung” (wieder) die Online Terminbuchung, indem ihr unter Online Termine „Alle freien Termine öffentlich buchbar machen“ wählt. Achtet vorher darauf, dass der Inhalt eurer Seite auf dem aktuellsten Stand ist. Viele hatten in der Salonphilosophie Infos zu der Schließung hinterlegt. Bringt den Text auf den neusten Stand, kommuniziert euer Hygienekonzept und alle Updates zu eurer Eröffnung. Falls ihr ganz neu mit der Online Terminbuchung startet, können wir euch unseren „Online Terminbuchungs-Crashkurs“ zur Vorbereitung empfehlen.
Leistungen einschränken
Überlegt euch auch, ob ihr zu Beginn besonders zeitaufwendige Leistungen, wie Balayage erst mal für die Online Terminbuchung deaktiviert und den Fokus auf kürzere Leistungen setzt. In “Einstellungen” > “Leistungsverzeichnis” > “Leistungen” könnt ihr die Leistungen jeweils für die Online Buchung aktivieren bzw. deaktivieren.
Zeiten für Stammkunden blocken
Manche möchten sich die ersten Wochen für ihre Stammkunden aufheben. Auch das könnt ihr machen und dennoch die Online Terminbuchung aktivieren. Dafür gibt es einen Trick:
Schritt 1: Legt in “Einstellungen” > “Leistungsverzeichnis” > “Leistungen” eine neue Leistung an und nennt sie „Block“.
Schritt 2: Geht in euer Terminbuch und erstellt einen Termin, für den Tag, den ihr für eure Stammkunden blocken möchtet. Zieht den Termin über den gesamten Tag. Damit ist dieser Zeitraum online nicht buchbar ist.
Schritt 3: Bei der Terminvergabe bei euren Stammkunden könnt ihr den Termin einfach neben den Block setzten und den Block später wieder löschen, wenn dieser nicht mehr gebraucht wird. Damit vermeidet ihr, dass er in den nicht kassierten Terminen landet und Lücken, die offen bleiben können noch online gefüllt werden.
Wir haben eine Checkliste für euch, um alle Punkte abzuhaken, einfach auf dem Handy speichern und Häkchen setzen:
Wir wünschen euch einen wundervollen Neustart. Wir drücken den anderen Branchen die Daumen, dass es auch für euch bald weitergeht. Haltet durch!