studiolution startklar machen nach der Corona-Schließung

Bald ist es wieder so weit und ihr dürft eure Kunden wieder bei Euch empfangen. Seitdem geplant ist, dass zumindest Friseure in Deutschland ab Anfang Mai (die Schweizer sogar am 27. April) wieder öffnen dürfen, wurden bereits nach wenigen Tagen über 150.000 Termine für Mai über studiolution gebucht! Um euch bei eurem “Neustart” zu unterstützen, haben wir im folgenden eine kleine Checkliste, die euch helfen wird, studiolution wieder startklar zu machen.

Außerdem haben wir Euch eine Kampagnenidee zur Verfügung gestellt – den “Schönmachathon“, der euch beim Start helfen kann. Verpasst? Dann hier nachlesen.

Los geht’s:

1. Öffnungs- und Dienstzeiten aktualisieren

Solltet ihr eure Öffnungszeiten nach der Corona-Schließung geändert haben, solltet ihr diese den neuen Öffnungszeiten ab dem 4. Mai 2020 wieder anpassen.

Geht dafür in die “Einstellungen” > “Öffnungszeiten” und ändert die Öffnungs- und Pausenzeiten entsprechend ab. Wie immer das Speichern nicht vergessen.

Sollten die Dienstzeiten eurer Mitarbeiter von diesen Zeiten abweichen, weil ihr beispielsweise mit Schichten arbeitet, müsst ihr in “Mitarbeiter” > “Dienstplan” die Dienstzeiten pro Mitarbeiter eingeben. Die Auswahl könnt ihr für die zukünftigen Wochentage bis zu einem bestimmten Datum übernehmen, um nicht jeden Tag einzeln einzugeben.

PS: Wenn ihr die Zeiterfassung nutzt, müsst ihr bei veränderten Arbeitszeiten gegebenenfalls auch die Soll-Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern aktualisieren.

2. SMS-Trigger: Terminerinnerung 24 Std. vorher

Terminerinnerungs-SMS sind ein tolles Tool, um sicher zu stellen, dass Kunden keine Termine mehr vergessen und es zu nahezu keinen Ausfällen mehr kommt. Aktiviert in den “Einstellungen” > “Weitere Einstellungen” den SMS-Versand über das Setzen des Hakens und gebt eure Nummer oder euren Salon-Namen ein. Geht dann in “Marketing” > “SMS Trigger” und aktiviert den Trigger „Terminerinnerung 24 Std vorher“. Schreibt einen kurzen Text oder nutzt hier unsere SMS-Vorlage:

Kleine Erinnerung: Dein nächster Termin ist am [APPOINTMENT]. Wir freuen uns auf dich! Dein Salon

Unter Marketing lässt sich der SMS-Trigger für die Terminerinnerung 24 Stunden vorher personalisieren.Ersetzt die Platzhalter nach dem Kopieren mit den echten auf der rechten Seite und ändert den Salonnamen ab. In der Vorschau könnt ihr euch dann alles anschauen. Achtet darauf, dass ihr die Zeichenanzahl für eine SMS nicht überschreitet. Wer schon die Terminerinnerung nutzt muss nur den Text unter 2 wieder anpassen, falls dieser zu Beginn der Corona Krise zur Absage genutzt wurde.

3. Text am Ende des Beleges

Ist der Text am Ende eures Belegs noch aktuell oder möchtet ihr eine kleine persönliche Botschaft ergänzen? Dann geht in die “Einstellungen” > “Drucker” unter „Text am Ende des Belegs“ könnt ihr den Text abändern.

Der Text am Ende des Beleges lässt sich in studiolution ganz nach eurem Wunsch formulieren.PS: Ihr habt für eure Gutscheinaktion den Text am Ende des Beleges angepasst? Na, dann wird es Zeit die nicht mehr relevanten Infos zu entfernen.

4. Kassenbestand prüfen und ggf. Abschluss machen

Für einen sauberen Start sollte vor der Wideraufnahme eurer Tätigkeit der Kassenbestand geprüft werden. Geht in den Menüpunkt Bargeld, stimmt der Soll-Bestand auch wirklich mit dem Ist-Bestand überein?

Vor der Wiedereröffnung sollte der Soll- und der Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden.

Falls noch Buchungen oder Entnahmen offen sind, empfehlen wir euch einen Kassenabschluss durchführen um einen sauberen Start zu haben. Geht in den Menüpunkt “Finanzen” > “Kassenabschluss” > “Kassenabschluss” durchführen.

5. Online Terminbuchung (wieder) aktivieren

Wir wissen, dass nach der Corona Schließung eine Flut an Kunden auf euch zukommen wird. Um keine Zeit mit der Vereinbarung von Terminen und dem Beantworten von Anrufen zu verschwenden, kann die Online Terminbuchung Entlastung schaffen, indem es euch die Terminvereinbarung übernimmt. Ein toller Vorteil ist, dass Kunden damit auch rund um die Uhr buchen können.

Geht in die “Einstellungen” > “Online Terminbuchung” und macht am besten “alle freien Termine öffentlich buchbar”. Gebt alle Online Buchungszeiten frei. Dafür müssen alle Felder bei den Zeiten blau eingefärbt sein. Kennt ihr außerdem schon unsere neue Lückenoptimierung? Mit dem Lückenverhinderer könnt ihr die Dauer einer Mindestlücke zwischen zwei Terminen festlegen. Mehr Infos dazu gibt es hier.

Passt eure persönliche Online Buchungsseite nach euren Vorstellungen in studiolution an. Der Lückenverhinderer hilft euch dabei unschöne Lücken zwischen dern Terminen zu vermeiden.

Ihr könnt neben den Buchungseinstellungen auch den Inhalt und das Design der Seite anpassen. Verfasst einen Text in „Ihre Studio-/ Salonphilosophie“, greift hier auch eure Hygienevorschriften, Schutzmaßnahmen und Ähnliches auf. Außerdem das Logo und Titelbild nicht vergessen. Eine Anleitung für die Erstellung der persönlichen Buchungsseite findet ihr hier.

Unser Tipp: Gibt nur die Leistungen frei, die ihr während Corona anbieten dürft. Das geht unter “Einstellungen” > “Leistungsverzeichnis” > “Leistungen”, indem ihr die Leistung auswählt und den Haken bei “Online Terminbuchung” setzt. Deaktiviert Leistungen, wie beispielsweise einen Trockenhaarschnitt oder Behandlungen im Gesicht. Laut der BGW (Stand 23.04) sind folgende Dienstleistungen untersagt :

  • Gesichtsnahe Dienstleistungen wie Augenbrauen- und Wimpernfärben, Rasieren und Bartpflege dürfen derzeit nicht ausgeführt werden
  • Bei jedem Kunden, bei jeder Kundin sind die Haare zu waschen.
  • Kundinnen und Kunden dürfen sich derzeit die Haare nicht selbst föhnen, um Kontakte mit Geräten so gering wie möglich zu halten.

Den Link zu eurer persönlichen Buchungsseite könnt ihr dann euren Kunden über eure Webseite, Social Media oder einer E-Mail bzw. SMS-Kampagne zur Verfügung stellen. Übrigens, kann man in Facebook den Buchungsbutton für eure Seite einrichten. Eine Anleitung findet ihr hier.

PS: Für alle die bereits vorher die Online Terminbuchung genutzt haben, nicht vergessen in der Salon-Philosophie die Infos zur Schließung mit den Wir-sind-zurück-Infos zu ersetzen! 😊

6. Hygienevorschriften und Schutzmaßnahmen

Bevor ihr wieder Kunden in Empfang nehmen könnt, solltet ihr euch Gedanken über euer Hygiene- und Schutzkonzept machen. Am 22.04 veröffentlichte die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege BGW das klare Regelwerk für Friseure, die ihren Salon ab 4. Mai öffnen wollen.

Das Dokument gibt es hier zum Download.

Punkt 12 des Schutzkonzepts schreibt außerdem die Dokumentation der Kundenkontaktdaten vor:

Kundenkontaktdaten sowie Zeitpunkt des Betretens/Verlassens des Salons sind mit deren Einverständnis zu dokumentieren, damit eine etwaige Infektionskette nachvollzogen werden kann. Kunden können nur bedient werden, wenn sie mit der Dokumentation einverstanden sind.

WICHTIG: Wir arbeiten derzeit an einem Bericht, den ihr einfach über studiolution generieren könnt und der diese Dokumentation abdeckt. Wir bitten noch um ein bisschen Geduld. Wir kommunizieren sobald der Bericht für euch zur Verfügung steht. Alle Infos zum Thema Datenschutz und die Dokumentation von personenbezogener Daten plus Muster findet ihr hier.

Formuliert am besten eure neue Maßnahmen aus, um sie dann gegenüber eurer Kunden kommunizieren zu können. Macht dabei klar was es zu beachten gibt, fordert auf nur alleine und mit einer Schutzmaske zu erscheinen. Ihr solltet das Konzept auf eurer Website, Social Media und gegebenenfalls auch an eurer Eingangstür oder im Salon sichtbar machen. Denkt daran auch euren Antwortbeantworter auf den neusten Stand zu bringen.

Zum Thema Schutzmaßnahmen: Stellt sicher, dass ihr Desinfektionsmittel aufstellt, den Wartebereich umgestaltet bzw. einen Außenbereich für das Warten bzw. Einwirk-Bereich zur Verfügung stellt. Verzichtet auf Zeitschriften, den diese können zur Bakterienschleuder werden. Holt eure Kunden am besten draußen persönlich vor der Tür ab zum Termin.

Außerdem solltet ihr Anpassungen im Salon vornehmen. Das bedeutet, dass ihr sicher stellt, dass der Mindestabstand zwischen den Behandlungsstühlen eingehalten wird. Eine tolle Lösung ist es, mit Plexiglasscheiben zwischen den Behandlungsstühlen zu arbeiten. Diese sind nicht teuer in der Anschaffung und schaffen zumindest eine Trennwand zwischen den Kunden.

Hier ein tolles Beispiel von HAIR UND MEHR. Acryglaswände an der Decke montiert und fertig!

Bildquelle: HAIR UND MEHR Anja Herrig.

 

Zur Zusammenfassung eine kleine Checkliste für Euch:

Diese 6-Schritte-Checkliste hilft euch dabei nach der Corona-Schließung studiolution wieder startklar zu machen.

Alle Punkte abgehakt? Wunderbar, dann könnt ihr jetzt richtig durchstarten und euren Kunden wieder ein Lächeln ins Gesichts zaubern. Wir sind sicher, dass es einiges zu tun gibt!

Wir wünschen euch alles Gute und bleibt weiterhin gesund 😊
Eure studiolution-Team

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