vor 4 Jahren

Digitales Studiomanagement mit studiolution

Bei der Digitalisierung von Studios und Salons scheiden sich die Geister. Viele sehen es als Gängelung durch die Finanzämter und sehen dabei nicht die Chance der Digitalisierung des eigenen Geschäfts. studiolution geht dieser Sache auf den Grund und räumt auf.

Studiomanagement Systeme und die Hilfe im Geschäftsalltag

Digitale Studiomanagementsysteme sind oft wie Eierlegendenwollmilchsäue. Von Terminen über Kasse – bis hin zu Marketing und Steuerberater können die Systeme oft perfekt unter die Arme greifen. Im Kern dieser Systeme stehen drei wesentliche Dinge: Termine, Kunden und Kasse. Diese drei sind die Voraussetzung, um vernünftige Aussagen und Analysen ziehen zu können.

Das digitale Studio

Eure Kunden buchen ihre Termine selber und finden das großartig. Ihr müsst weder selber den Termin eintragen noch müsst ihr euren Kunden nach dem Namen oder der Handynummer fragen – diese sind automatisch im System. Eure Kunden werden per SMS an die Termine erinnert und es gibt kaum noch Ausfälle. Die Termine könnt ihr immer und überall einsehen – auch Zuhause. Beim Besuch des Kunden, wisst ihr genau, was der Kunde das letzte Mal bekommen hat und ihr könnt euch entsprechend vorbereiten. Mit einem Klick sind die Kunden abkassiert. Ihr seht sofort welcher Kunde wie oft kommt, welcher Mitarbeiter welchen Umsatz macht, wie viel Zeit der Mitarbeiter dafür benötigt und ob er sich lohnt oder nicht.

Das System hilft euch dabei eure Preisliste zu optimieren und Mitarbeitern genau aufzuzeigen, wo noch Verbesserungspotential ist. Der Monatsabschluss ist in 30 Sekunden erledigt und euer Steuerberater kostet viel weniger als vorher… Eure Umsätze steigen und Betriebsprüfungen sind nur noch ein nettes Gespräch mit dem Betriebsprüfer. Abends sitzt ihr gemütlich Zuhause und schicken euren umsatzstärksten Kunden, die seit 30 Tagen nicht mehr bei euch waren eine E-Mail mit der Frage „Wie siehst Du denn aus?! Komm mal wieder vorbei.“ Das Ganze dauert 3 min.

Das ist nicht die Zukunft, sondern die Gegenwart. Und das Beste – man muss keine Angst haben – es ist wirklich einfach und ihr, eure Kunden und euer Steuerberater profitieren davon. Für viele ist der erste Schritt oft die digitale Terminplanung und die evtl. damit verbundene Online Terminbuchung. Deshalb werden wir diesen Punkt im Folgenden etwas genauer betrachten.

Online Terminbuchung

Die Zweifler

Ende der 90er – für diejenigen, die sich noch erinnern – dachten alle, dass man im Internet nur Bücher und CDs kaufen kann… für alles andere benötigt man lokale Geschäfte. Außerdem würde eine Internetseite nie den persönlichen Kontakt ersetzen. Keiner war der Meinung, dass die Menschen aber genau das haben wollen würden.

Heute wissen wir, wie falsch diese Aussage damals war und was für eine Bereicherung der Online Handel für uns alle ist – vor allem als Verbraucher. Wir buchen Hotels online, kaufen Waschmaschinen oder gar Brennholz und Autoreifen online. Wir freuen uns zu recherchieren, auszuwählen und am Ende den Knopf Bestellen/ Reservieren zu klicken. Das machen wir alle gerne.

Also warum sollte das mit einem Termin im Studio bzw. Institut heute anders sein? Wir Menschen finden leider immer einfacher Gründe dafür, etwas nicht zu tun als es zu tun. Die Kunden würden online buchen – wenn man sie denn ließe. Zumindest zeigen das Statistiken wonach bereits im Durchschnitt über 25 % der Termine online gebucht werden.

Die Irrtümer

Zweifler: Ich brauche das nicht, weil ich ohnehin nur allein arbeite.

Antwort: Vor allem, wenn man alleine arbeitet, bringt die Online Terminbuchung Entlastung. Wer geht denn ans Telefon, wenn das klingelt?

Zweifler: Das ist doch viel zu kompliziert – ich bin schneller mit Stift und Papier.

Antwort: Das ist Gewohnheitssache. Außerdem denken viele nicht, was nach dem Termin passiert: Das Kassieren wird schneller, Kunden können über den Termin informiert werden. Steuerberater erhalten den Monatsabschluss mit einem Klick.

Zweifler: Meine Kunden wollen den persönlichen Kontakt. Der ist viel wertvoller.

Antwort: Im Gegenteil. Die Kunden lieben die Buchung online. Qualitativ ist diese genauso gut wie eine Rezeptionistin oder Rezeptionist. Alles passiert ohne Zeitdruck und die Kunden buchen eher mehr als weniger. Eine Studie von studiolution zeigt, dass bei einigen Studios über 60 % der Termine bereits online gebucht werden.

Zweifler: Das macht mich nur noch gläserner für das Finanzamt.

Antwort: Richtig ist, dass man vor allem für sich selber transparenter wird und dadurch sein Geschäft optimieren kann. Wer heute nur überlebt, weil er Geld am Finanzamt vorbei macht, wird zukünftig ohnehin nicht überleben. Also – lieber wettbewerbsfähiger werden und besseren Service für die Kunden anbieten durch beispielsweise Online Terminbuchung oder Terminerinnerung.

Was ist also das Problem?

Herausforderung 1 – das eigene Terminbuch digital

Um Online Terminbuchung vernünftig nutzen zu können, dürfen natürlich nur die Termine online gebucht werden, die noch frei sind. Folglich muss man also erst mal sein eigenes Terminbuch digital führen, damit das klappt.

Wir lernen mit ca. 6 Jahren mit Stift und Papier umzugehen und wie alles andere auch, lassen wir solche liebgewonnenen Gewohnheiten auch nicht mehr los. Mit Computern lernen wir – zumindest die heutigen Generationen der Arbeitswelt – erst sehr viel später umzugehen. Es gibt also genügend Studiobetreiber mit Angst vor der Technologie. Aber auch hier hat sich viel getan. Es ist nicht so komplex einen Computer oder ein Tablet zu bedienen. Termine einzutragen ist genauso einfach wie mit Stift und Papier. Es ist die Angst, die viele davon abhält, es zu probieren.

Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Das Terminbuch ist immer und überall verfügbar – zumindest, wenn man sich für eine Cloud Lösung wie studiolution entscheidet. Kunden können Terminerinnerungen per SMS erhalten. Und beim Kassieren sind es nur noch wenige Klicks, da ja schon alle Dienstleistungen im Termin eingetragen wurden und man nicht mehr alles in der Kasse nochmal tippen muss. Zudem bekommt man mit studiolution jede Menge Statistiken, über Dauer und Auslastung von Terminen, oder auch über die Anzahl der wiederkehrenden Kunden.

Herausforderung 2 – Termine online buchen lassen

Ja – wer mag das schon?! Man gibt irgendwie die Macht über das eigene Terminbuch aus der Hand, oder? Und wie sollen die Kunden wissen, wie viel Zeit benötigt wird?

All das ist mit der richtigen Software kein Problem. Das Institut kann selber die Zeiten hinter jeder Dienstleistung festlegen. Außerdem kann man sich langsam rantasten und nur die Dienstleistungen zu Online Terminbuchung frei geben, die eventuell erst mal einfacher sind. Die Online Terminbuchungssoftware von studiolution kann aber noch mehr: Beispielsweise können Ressourcen hinterlegt werden, damit es nicht zu Überbuchungen kommt, wenn ein Raum oder eine Maschine bereits belegt sind.

Zusätzlich kann man festlegen, welche Dienstleistung von welchem Mitarbeiter oder Mitarbeiterin gemacht werden kann. Damit wird sichergestellt, dass Kunden das Permanent-Make-up nicht bei der Nageldesignerin buchen und umgekehrt. Der größte Vorteil aus Institutssicht ist aber, dass für diesen online gebuchten Termin niemand ans Telefon muss und die Daten der Kunden (Name, Telefon, E-Mail, etc.) automatisch in der Kundenverwaltung hinterlegt werden – ganz ohne Tippen.

Die Intelligenz der Online Terminbuchung füllt Lücken und sorgt für eine bessere Auslastung. Und das Schöne ist, dass die Kunden es lieben werden und damit mehr Empfehlungen entstehen und damit langfristig mehr Umsatz. Man hat auch genügend Zeit, sich daran zu gewöhnen. Denn zum Start werden es erst mal nur wenige Termine sein, die online gebucht werden. Es gibt also genügend Zeit, sich daran zu gewöhnen und die Angst zu verlieren.

Die Zeiten ändern sich

Ein Geschäft zu führen, heißt Unternehmertum! Der Erfolg hängt nur zu einem Drittel von der fachlichen Seite ab. Der größte Teil liegt in der sozialen Kompetenz und in der Betriebswirtschaft. Die letzten beiden Punkte werden durch digitale Systeme enorm unterstützt – sei es mit Mitarbeitern, Kunden oder Steuerberatern. Die eigenen Entscheidungen werden plötzlich zahlenbasiert und optimieren Ihr Geschäft.

Eigentlich könnte man studiolution auch „digitalen Unternehmensberater“ nennen. Und wer möchte nicht besser werden und muss dafür nur terminieren und kassieren?

Auf der anderen Seite steht für alle diejenigen, die mit Terminen arbeiten immer die Frage nach der Online Terminbuchung. Dazu ist abschließend folgendes zu sagen: Wir als Verbraucher buchen alles Mögliche online. Die Kunden von Studios und Salons machen das auch. Es stellt einen besonderen Service für die Kunden dar und erhöht die Wahrscheinlichkeit empfohlen zu werden.

Vor allem aber entlastet die Intelligenz des Online Kalenders enorm: