Es ist endlich soweit! Unsere Warenwirtschaft hat ein kleines, vorweihnachtliches Update bekommen:
- Produktbestände aus- und einbuchen
- Produktbestands-Veränderungen übersichtlich verfolgen
- Mindestbestände mit Alert-Funktion im Puls
- Bestandsbericht im Monatsabschluss an Steuerberater übermittelbar
1. Produktbestände buchen
Beim Anklicken eines Produktes im Produktverzeichnis gibt es ab sofort einen neuen Reiter “Bestand buchen”. Darüber lassen sich Mengen hinzu- und ausbuchen. Sämtliche Änderungen der Mengen werden historisiert und gespeichert.
Einfach das Produkt wählen und den Bestand mit der richtigen Menge ein- oder ausbuchen. Es lässt sich aus 7 vordefinierten Gründen, wie beispielsweise Wareneingang oder Schwund wählen. Bei jeder Bestandsbuchung kann man außerdem eine Bemerkung hinterlassen. Wir empfehlen bei Warenlieferungen übrigens die Liefer- oder Rechnungsnummern festzuhalten.
2. Bestandsveränderungen nachvollziehen
Um den Überblick über alle Bestandsveränderungen zu behalten, gibt’s einen neuen Bericht – den Produktbestandsbericht. Darin sind alle Veränderungen der Mengen aufgeführt – sei es durch Wareneinkäufe oder auch einzelne Verkäufe von Produkten.
Den Bericht findet man über zwei Wege:
- Über einen Textlink „Produktbestandsbericht“, der ab sofort bei jedem Produkt hinterlegt ist und den Bericht nur für dieses Produkt öffnet.
- Über den Menüpunkt Finanzen > Finanzberichte > Produktbestandsbericht.
3. Mindestbestände mit Alert Funktion
Zu jedem Produkt lässt sich ein Mindestbestand festlegen. Erreicht ein Produkt den Mindestbestand, wird es farblich im Produktverzeichnis hervorgehoben. Außerdem erfolgt ein Hinweis im Puls, dass das Produkt den Mindestbestand erreicht hat.
4. Bestandsbericht im Monatsabschluss
Auch der Steuerberater soll bei der neuen Warenwirtschaft nicht zu kurz kommen, denn auch ihm kann im Monatsabschluss den Produktbestandsbericht für einen Monat mitübermitteln. Damit kann der Steuerberater Schwund, Diebstahl, etc. bei den Produkten entsprechend verbuchen.
5. Sonst so…
Wichtig – Neue Einstellung im Bereich Einstellungen > Kasse
Der Umgang mit Produktbeständen erfordert Disziplin. D.h. jede manuelle Produktentnahme muss ein- oder ausgebucht werden. Dafür hat man bei einer Kassenprüfung aber keine komischen Nachfragen, da alles dokumentiert ist. Wir empfehlen die Produktbestände sauber zu erfassen – evtl. ist die nächste Inventur der perfekte Zeitpunkt, um genau das zu tun.
Für alle diejenigen, die es ab sofort ernst nehmen, gibt es einen neuen Haken, der entfernt werden sollte – unter Einstellungen > Kasse. Dieser besagt, dass Produkte nur noch dann verkauft werden dürfen, wenn diese auch noch auf Lager sind. Eigentlich logisch, oder?! Mit unserem Update haben alle bestehenden Kunden genau dort einen Haken. Alle neuen Kunden haben diesen schon nicht mehr.
Also – ab in den Bereich Einstellungen > Kasse und den Haken raus nehmen, wenn:
- Haken setzen (=Standard bei bestehenden Kunden), wenn keine Mengenverwaltung genutzt werden soll
- Haken entfernen, wenn die Mengen über studiolution verwaltet werden sollen
Tipp 1: Zusätzliche Fleißpunkte gibt es, wenn Mindestbestände nachgetragen werden. Dadurch findet zukünftig eine Benachrichtigung im Puls statt, sobald der Meldebestand erreicht wird.
Tipp 2: Alle, die die Produktmengen bislang nur halbherzig geführt haben, aber zukünftig die Warenwirtschaft richtig nutzen möchten, sollten folgendes machen: 1. Erfassen der derzeitigen Mengen (Inventur) 2.Produktmengen im Produktverzeichnis ausgleichen / korrigieren und 3. Haken in den Einstellungen > Kasse entfernen, damit der Bestand beachtet wird
Eigenverbrauch richtig lösen
Der Eigenverbrauch kann ab sofort auch über das Produktverzeichnis gelöst werden. Ein Ausbuchen über die Kasse mit 100 % Rabatt ist damit nicht mehr nötig. Hierfür einfach als Grund „Eigenverbrauch“ wählen.
Tipp: Sollten das auch die Mitarbeiter können dürfen, kann man unter Einstellungen > Weitere Einstellungen einen Haken setzen, dass Mitarbeiter Zugriff auf das Leistungs- und Produktverzeichnis bekommen.
Übrigens: Die Warenwirtschaft war Punkt 3 auf eurer Wunschliste! Wir geben weiterhin unser Bestes, um eure Wünsche umzusetzen!