Vorankündigung: Aus Tagesabschluss wird KASSENABSCHLUSS

Ab kommenden Montag wird aus dem Tagesabschluss der Kassenabschluss. Bevor jetzt Panik aufkommt, ganz tief durchatmen! Wir erklären Euch ganz genau was sich ändert und wie Ihr den neuen Kassenabschluss durchführt. Wichtig: Das Prinzip bleibt gleich: Man muss sein Geld zählen, abgleichen und bei Fehl- oder Plusbeständen begründen.

Für unsere Kunden mit Sitz in Deutschland haben wir damit einen weiteren Schritt in Richtung Kassensicherungsverordnung gemacht. Aber auch insgesamt wird jetzt einiges einfacher.

Was ist neu?

  • Ein Kassenabschluss kann beliebig häufig durchgeführt werden (auch mehrmals am Tag).

Ein Kassenabschluss schließt nicht mehr den Tag, sondern nur die Buchungen, die seit dem letzten Kassenabschluss gemacht wurden. Wenn also gestern kein Kassenabschluss gemacht wurde, werden die Buchungen von gestern und heute zum Kassenabschluss zusammen gepackt.

  • Ein Kassenabschluss kann nicht mehr storniert werden.

Wenn es Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand kommt, sollte man immer nochmal prüfen. Im Zweifel lieber bis zum nächsten Morgen warten und dann vielleicht im 4-Augen-Prinzip nochmal ansehen und durchführen.

  • Buchungen, die Bar bezahlt wurden, lassen sich nach dem Durchführen eines Kassenabschlusses nicht mehr stornieren.
  • Buchungen, die rein Unbar gemacht wurden, lassen sich auch nachträglich noch stornieren (z.B. geplatzte Überweisungen).
  • Nach einem Kassenabschluss kann man ganz normal weiter kassieren – und wenn man möchte, noch einen machen 😉.
  • Alle Kassenabschlüsse werden gespeichert und vergangene Kassenabschlüsse lassen sich in der Historie nur noch mit Admin Passwort aufrufen.

Wie führt man einen Kassenabschluss durch?

Den neuen Kassenabschluss gibt’s unter Finanzen > Kassenabschluss > Abschließen.

Folgende 3 Schritte sind für den Kassenabschluss nötig:

1. Geld entnehmen: Privat, Bank, etc., wichtig ist, dass der gebuchte Betrag auch wirklich entnommen wird und nicht mehr mitgezählt wird (am besten direkt zur Seite legen).

Hinweis: Wenn man unbedingt das Geld erst nach dem Zählen entnehmen möchte, geht das natürlich auch. Dann einfach nach dem Abschluss auf “Bargeld” gehen und die Bank/ Privatentnahme machen.

2. Geld der Kasse zählen: Das Bargeld in der Kasse zählen (ohne das aus Schritt 1 entnommene Geld).

Hinweis: Man kann ein Zählprotokoll verwenden – muss es aber nicht. Man kann den gezählten Betrag auch ohne Zählprotokoll einfach eingeben – wichtig ist nur, dass man zählt 😉

3. Prüfen & Abschließen: Hier steht der Soll- und Istbestand gegenüber. Sollte es Abweichungen geben, nochmal prüfen! Wenn ihr alles richtig gemacht habt, steht eine Differenz von 0 € drin und ihr könnt den Kassenabschluss durchführen.

Wir sind alle nur Menschen und natürlich können auch mal Fehler passieren. Wie geht man bei einer Kassendifferenz vor?

Solltet ihr beim Zählen feststellen, dass der Kassenbestand nicht mit dem Sollbestand in studiolution übereinstimmt, solltet ihr erst nochmal alles überprüfen. Denn ist der Abschluss einmal durchgeführt, ist kein Stornieren der Bar-Buchungen mehr möglich.

Eine Differenz hat meist einen der folgenden Gründe:

  • EC / Bar vertauscht
  • Termin nicht abkassiert
  • Trinkgeld nicht entnommen

Tipp: Nochmal den Betrag mit dem EC-Gerät abgleichen (gleicher Zeitraum) und ggf. die Buchungen im Detail anschauen. Eine Auflistung über die Details gibt es hier am Ende dieser Seite. Ansonsten sehen 4 Augen immer mehr als 2! Lasst das Geld auch mal von jemand anderen zählen. Vielleicht taucht dann der Fehler auf.

Lässt sich der Fehler nicht finden kann der Fehlbetrag/Plusbetrag über die Kassenbestandskorrektur bestätigt werden, hierfür den Haken setzen. Alternativ könnt ihr bei kleinen Fehlbeträgen den Betrag einfach selber ausgleichen.

Eure Hausaufgabe!

Schaut euch unser neues Schulungsvideo zum Kassenabschluss an und macht euch mit dem neuen Vorgehen vertraut. Der Kassenabschluss wird am Montag in studiolution freigeschaltet.

>>> Hier geht’s zu unserem Schulungsvideo für den Kassenabschluss. <<<

 

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