vor 4 Jahren

Corona Kontaktverfolgungs-Bericht

Am 4. Mai geht es für die Friseure in Deutschland weiter. Die BGW schreibt in ihren Arbeitsschutzstandards vom 22. April die Dokumentation von Kundenkontaktdaten vor, um mögliche Infektionsketten nachvollziehbar zu machen. Wir möchten euch dabei unter die Arme greifen und stellen euch daher einen neuen Bericht zur Verfügung, der diese Dokumentation durch studiolution unterstützt.

Wichtiger Hinweis: Die Regularien können regional und nach Land unterschiedlich sein. Wir haben als Grundlage die Vorgaben des BGW in Deutschland genutzt. Der Bericht ist so aufgebaut, dass ihr diesen per Excel oder im Ausdruck ergänzen könnt, falls dies gesetzlich notwendig wäre.

PS: Der Bericht steht euch nur in der Zeit der Pandemie zu Verfügung und wird später wieder entfernt.

Die Voraussetzungen für den Bericht

Kundendaten sind gepflegt
Termine sind erfasst
Optional, aber dadurch genauer: Termine wurden kassiert über studiolution

1. Vollständigkeit der Kundendaten

Geht sicher, dass bei jedem Kunden die Daten vollständig sind. Prüft daher im Voraus in der Kundenkartei, ob Daten fehlen und ergänzt diese nach Bedarf. Diese sind – neben dem Namen – vor allem auch die Kontaktdaten. Es sollten keine Laufkunden kassiert werden, da hierdurch die Dokumentation hinfällig wird.

Für die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Daten muss ein Einverständnis der Kunden bestehen. Sollte ein Kunde mit der Dokumentation und etwaiigen Weitergabe an die Behörden (natürlich nur im Ernstfall) nicht einverstanden sein, ist seine Bedienung nicht erlaubt. Am besten lasst ihr euch das kurz von den Kunden bestätigen.

2. Terminieren

Der Bericht nimmt für das Betreten und das Verlassen des Salons u.a. die Zeiten des angelegten Termins. Um den Bericht vernünftig nutzen zu können, müsst ihr die Termine eintragen. D.h. für diejenigen, die sonst nur kassiert haben, empfehlen wir für die Pandemiezeit das Terminbuch mitzunutzen. Tragt Termine sauber ein und achtet darauf, dass die Start- und die Endzeit im Terminbuch korrekt sind. Kleiner Nebeneffekt: Das Kassieren wird dadurch einfacher, da die Dienstleistungen schon im Termin drin stehen und an die Kasse übertragen werden 😉

3. Kassieren

In dem Bericht geben wir zusätzlich noch den Zeitpunkt des Kassiervorgangs aus. Damit kann noch genauer bewertet werden, wann Kunden noch im Geschäft waren. Achtet auch darauf, dass beim Kassieren der richtige Mitarbeiter für die Behandlungen hinterlegt ist. Für alle, die nur mit dem Terminbuch arbeiten, bleibt die Spalte mit der Buchungszeit leer, damit ist die Dokumentation halt nicht ganz so genau.

Wichtig: Der Bericht ist nur so genau, wie ihr die Daten in studiolution eingegeben habt. Sollten Termine beispielsweise, später kassiert werden, sind die Daten nicht genau. Wenn eine Buchung nachträglich storniert und verändert wird, wird auch der ursprünglichen Buchungszeitpunkt überschrieben. Da der Bericht einfach zu exportieren und auszudrucken ist, könnt ihr fehlende Daten auch im Ausdruck / Excel noch ergänzen – falls Daten fehlen oder ein Fehler beim Termin/ Kassieren gemacht wurde.

Kundenkontakt-Dokumentation abrufen

Ihr könnt den Bericht für die Kundenkontakt-Dokumentation in “Finanzen” > “Finanzberichte” aufrufen. Wählt dafür den Bericht “Corona Kontaktverfolgung” aus. Es handelt sich dabei um einen Tagesbericht, bei dem ihr ein bestimmtes Datum auswählen könnt. Über das Feld “Generieren” erhaltet ihr eine Tabelle.

Natürlich lässt sich der Bericht auch exportieren und drucken. Nach dem Excel-Export könnt ihr beispielsweise eine Spalte für die Begleitperson für Kinder hinzufügen, um die Dokumentation noch detaillierter zu machen. Ihr könnt hier auch Daten ergänzen, wenn ihr sie – warum auch immer – im Termin oder beim Kassieren nicht eingetragen hattet.

Wir empfehlen euch folgendes Vorgehen:

Vorbereitung: Ruft euch den Bericht schon mal vorab für den nächsten Tag auf und schaut, ob alle Kundendaten vollständig sind. Sollte beispielsweise bei einigen Kunden keine Mobilfunknummer bzw. Telefonnummer vorhanden sein, ist das ein Indiz dafür, dass die Kundendaten nicht vollständig sind. Dann wisst ihr, dass ihr die noch abfragen müsst.
Nachbereitung: Gewöhnt euch an, jeden Abend und am besten vor dem Kassenabschluss, den Bericht aufzurufen. Schaut euch an, ob alle Daten vollständig und korrekt sind. Exportiert den Bericht gegebenenfalls, um weitere Infos hinzuzufügen.

Probiert den Bericht einfach mal mit einem Tag in der Vergangenheit aus 😉 Dann seht ihr sofort, wie dieser aufgebaut ist.

Tipp: Kennt ihr schon unsere Infografiken für die Hygieneregeln? Diese könnte ihr euch ganz einfach herunterladen. Mehr Infos dazu gibt es hier.