Update: Fremdgutscheine einlösen

Heute haben wir ein Update rund um das Thema Fremdgutscheine für Euch freigeschaltet. Mit dieser neuen Funktion lassen sich Gutscheine aus fremden Systemen in studiolution einlösen. Diese werden automatisch in die interne Gutscheinverwaltung mit aufgenommen und richtig versteuert und verbucht.

Was sind Fremdgutscheine?

Fremdgutscheine sind alle Gutscheine, die in studiolution eingelöst werden sollen, aber nicht über studiolution verkauft wurden, z.B. Gutscheine aus einem alten Kassensystem oder von einem Drittanbieter wie Groupon o.ä.

Das ist neu:

  • Fremdgutscheine können, wie interne Gutscheine, einfach beim Kassieren eingelöst werden
  • Fremdgutscheine werden automatisch in die studiolution Gutscheinverwaltung mit aufgenommen
  • Der Restwert der Fremdgutscheine wird automatisch in studiolution erfasst und jederzeit änderbar
  • Erweiterung des Gutscheinberichts um den Fremdgutschein-Typ
  • Automatisch richtige Verbuchung für Steuerberater
  • Fremdgutscheine können auch in Ketten übergreifend eingelöst werden

Wie werden Fremdgutscheine eingelöst?

Bevor Ihr Fremdgutscheine einlösen könnt, müsst Ihr unter Einstellungen > Kasse den Fremdgutschein-Typ festlegen. Hier gibt es ein paar steuerrechtliche Dinge zu beachten, die wir Euch hier zusammengefasst haben.

Das Einlösen der Fremdgutscheine funktioniert ähnlich wie das Einlösen von studiolution-Gutscheinen. Zuerst klickt Ihr im Kassendialog auf “Gutschein einlösen”.

Danach gebt Ihr den Gutscheincode ein, der auf Eurem Gutschein steht. Handelt es sich um einen Fremdgutschein aus einem alten Kassensystem oder von einem anderen Anbieter, setzt Ihr einen Haken bei “Fremdgutschein erfassen”.

Im nächsten Schritt könnt Ihr auswählen, um was für einen Gutschein es sich handelt und welchen Wert er hat. Danach einfach auf “Einlösen” klicken und fertig 🙂

Wichtiger Hinweis: Wurde der Gutschein schon mal eingelöst und enthält noch den Restwert, solltet Ihr überprüfen, ob der Restwert richtig ist. Vor allem bei Gutscheinen, die auch in anderen Geschäften eingelöst werden können, könnte sich der Restwert in der Zwischenzeit geändert haben. Den Restwert könnt Ihr in studiolution aber ganz einfach anpassen.

Was ist ein Fremdgutschein-Typ?

Der Fremdgutschein-Typ beschreibt die Herkunft des Gutscheins und dessen steuerliche Eigenschaften. Damit der Kassiervorgang schneller funktioniert und man nicht beim Einlösen eines Fremdgutschein jedes Mal aufs neue den Steuersatz überlegen muss, kann man die Fremdgutscheine vorher genauer definieren.

Wichtiger Hinweis: In Deutschland wurden Gutscheine, die vor dem 1.1.2019 verkauft wurden, in der Regel erst beim Einlösen versteuert. Mit der neuen EU-Gutscheinrichtlinie, die seit dem 1.1.2019 gilt, möchte „der Staat“ etwas früher an sein Geld. Seit dem werden Gutscheine in der Regel bereits beim Verkauf versteuert. Diese Regelung hat natürlich auch auf Fremdgutscheine Auswirkungen. Deshalb sollte man beim Anlegen eines Fremdgutschein Typs gut überlegen und im Zweifel auch den Steuerberater konsultieren. Übrigens – in anderen Ländern wie z.B. Schweiz werden Gutscheine immer noch erst beim Einlösen versteuert.

Im Folgenden haben wir drei Beispiele aufgeführt in die sich normalerweise alle Fremdgutscheine einteilen lassen:

Beispiel 1:

  • Gutscheine aus vorherigem Kassensystem, die bereits versteuert wurden
  • Gutscheine, die aus externen Systemen kommen (z.B. Webshop, externes Gutscheinsystem, etc.) und bereits beim Verkauf versteuert wurden

Beispiel 2:

  • Gutscheine aus Altsystemen, die erst beim Einlösen versteuert werden sollen
  • Gutscheine, die aus externen Systemen kommen (z.B. Webshop, externes Gutscheinsystem, etc.) und erst beim Einlösen versteuert werden sollen

Beispiel 3:

  • Gutscheine, die von externen Unternehmen verkauft werden, aber im eigenen Geschäft eingelöst werden sollen

Hinweis: Für diese Gutscheine holt man sich das Geld in der Regel von dem ausstellenden Unternehmen zurück. Der Gutschein stellt also eine Forderung gegenüber diesem fremden Unternehmen dar. Diese Gutscheine werden in der Regel beim Einlösen – also im eigenen Geschäft – versteuert.

Erweiterter Gutscheinbericht

Die angelegten und eingelösten Fremdgutscheine mit dem entsprechenden Code und Restwert findet Ihr dann auch unter Finanzen > Gutscheinbericht und im Menü unter “Gutscheine”.

Habt Ihr die Fremdgutscheintypen unter Einstellungen > Kasse richtig eingestellt, werden die Gutscheine korrekt versteuert und in allen Berichten mit ausgegeben. Sprecht bezüglich der Versteuerung auch mit Euren Steuerberatern.

Bei Fragen oder Feedback könnt Ihr Euch wie immer jederzeit einfach melden 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

PS: Fragen? Einfach anrufen: 0911 13 13 35 18 oder eine E-Mail schreiben: service@studiolution.com

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