Juhu…Das neue Terminbuch

Unsere Entwickler:innen haben in den letzten 12 Monaten ganz still und heimlich am neuen Terminbuch gearbeitet und nun ist es endlich so weit. Wir sind natürlich mächtig stolz darauf euch das neue Terminbuch zu präsentieren. Unser Plan war es, das beste und smarteste Terminbuch für euch zu bauen… Wir haben das Design modernisiert und ein paar ziemlich coole (und lang ersehnte) Funktionen eingebaut. Zwar sind noch nicht alle Funktionen drin, aber ihr könnt euch noch auf ein paar weitere coole Neuerungen in der Zukunft freuen.

Wer möchte, kann ab Mitte nächster Woche über den Button zum neuen Terminbuch wechseln. Probiert es gerne aus, ihr könnt jederzeit zwischen dem alten und neuen hin- und herspringen.

Es lohnt sich definitiv, dass neue Terminbuch zu testen, denn dort wartet neben dem Designupdate einiges Neues auf euch, wie z.B. ein einfacher Splittermin, Gesamtpreise im Termindialog, Notizen auch bei kassierten Terminen und und und…. Außerdem wird das alte Terminbuch auch in naher Zukunft abgeschaltet. Wir wissen, dass zu Beginn alles etwas ungewohnt ist und doch sind wir überzeugt, dass ihr das Terminbuch lieben werdet.

Für alle, die nicht so gerne lesen gibt es auch ein Video, welches die Neuerungen zusammenfasst:

TERMINBUCH

Terminbuch – Designupdate

Natürlich haben wir das Terminbuch nicht neu erfunden, daher müsst ihr keine Angst haben. Das neue Design schafft ein modernes und stimmiges Gesamtbild. Der Kalender und die freie Terminsuche auf der linken Seite sind verschwunden. Das Kalenderblatt für 2 Monate findet ihr weiterhin, indem ihr auf das Datum in der Mitte des Terminbuchs klickt. Außerdem findet ihr jetzt auch auf der rechten Seite eine Uhrzeitangabe.

Mehr Hilfestellung

Das neue Terminbuch erkennt Probleme und Konflikte frühzeitig und gibt euch schon beim Anlegen des Termins einen Hinweis, wenn z.B. eine Ressource überbucht wird. In der Terminauswahl erscheint dann so ein Hinweis:

Wir haben sehr viel Liebe zum Detail reingesteckt, damit das Terminbuch euch beim Terminieren noch mehr an die Hand nimmt. In den Terminen erscheint links oben die Startzeit aller Termine. Auch beim Ablegen oder Verschieben von Terminen hilft eine kleine Uhrzeitanzeige links oben im Terminbuch dabei Termine exakt abzulegen.

Zoom im Terminbuch

Ihr könnt durch das Rein- und Rauszoomen die Taktung beliebig variieren. Das klappt sowohl beim Zoomen auf dem Computer (z.B. über das Drehen des Mausrädchens und dem Gedrückthalten der “Strg”-Taste), als auch beim Zoomen auf dem Tablet per Touchfunktion. Die Taktung passt sich dabei automatisch beim Rein- und Rauszoomen von min. 5 min bis max. 30 min an.

Ihr könnt es aber auch über ein Klicken auf die Zeitleiste auf der linken Seite je nach Belieben anpassen.

Diese Änderung bietet viel Flexibilität und wird anders als die Standard-Einstellung nicht auf Dauer gespeichert.

Mitarbeiter-Abwesenheiten im Terminbuch

Nicht anwesende Teammitglieder (z.B. wegen Urlaub, kein Dienst usw.) werden im Terminbuch gekennzeichnet inklusive des Grundes für die Abwesenheit. Wer über 5 Mitarbeiter:innen hat, kann außerdem nicht anwesende Teammitglieder über einen neuen Button automatisch ausblenden lassen. Hierfür einfach auf das kleine Augensymbol oben rechts klicken.

Aufgaben aus der To-Do-Liste

Ihr könnt weiterhin euren Teammitgliedern Aufgaben zuteilen über die To-Do-Liste auf der Startseite. Im Terminbuch seht ihr in der Spalte pro Mitarbeiter:in weiterhin einen Hinweis mit der Anzahl an offenen Aufgaben. Neu ist, dass die Aufgaben auch angezeigt werden, wenn ihr mit der Maus über das Symbol fahrt. Bis zu 6 Aufgaben können abhängig von der Länge in der Vorschau angezeigt werden.

Termin verlängern

Den Termin länger ziehen könnt ihr, indem ihr einmal den Termin anklickt und dann den Pfeil, der unten erscheint, bis zur gewünschten Endzeit runterzieht. Im Termin erscheint dabei links unten die Endzeit und rechts unten die Gesamtdauer des Termins.

Ihr könnt die Termine auch zwischen der Taktung verschieben. Das heißt auch, wenn eine 15 min-Taktung eingestellt ist, kann ein Termin um 5 min verlängert werden.

Pausen verschieben / verlängern

Um eine Pause anzulegen, könnt ihr weiter das Kaffeetassensymbol rechts oben nutzen. Vergesst nicht das Anlegen über “Erledigt” zu bestätigen. Die Pausen verhalten sich ab sofort wie Termine. Ihr könnt sie also per Ziehen und Ablegen verändern – das sogenannte Drag & Drop. Per Klick lassen sie sich außerdem durch den Pfeil unten auf die gewünschte Länge ziehen.

Neue Terminauswahl

Es gibt zwei Wege einen neuen Termin anzulegen:

1) Die Startzeit ist bekannt: Dann klickt ihr an die entsprechende Zeit im Terminbuch und es öffnet sich unsere neue Terminauswahl. Hier ist ein kleiner Vorgeschmack davon. Im Folgenden werden wir die Funktionen noch genauer beschreiben.

Neu ist übrigens, dass ihr bei einem Termin 2 Mal die gleiche Leistung verwenden könnt. Das ist praktisch bei Familien, wenn beispielsweise eine Mutti gleichzeitig ihren beiden Kindern einen Kinderhaarschnitt verpassen lässt.

2) Die Startzeit ist noch nicht bekannt: Ihr wollt eine passende Lücke suchen? Hierfür könnt ihr den kleinen Plus-Button auf der linken Seite in der Mitte verwenden. Eure Leistungen werden dann in eine Art „Warenkorb“ gelegt und anschließend könnt ihr nach einem geeigneten Platz im Terminbuch suchen.

Farben im Terminbuch helfen beim Ablegen von Terminen. Je nach Verfügbarkeit werden Flächen im Terminbuch unterschiedlich gekennzeichnet:

  • GELB:
    • Termin enthält Leistungen, die an bestimmte Mitarbeiter:innen gebunden sind.
    • Es gibt bereits einen Split zur gleichen Zeit bei einem anderen Mitarbeiter / einer anderen Mitarbeiterin.

    -> Der Termin kann trotzdem gesetzt werden.

  • ORANGE:

    -> Termin kann trotzdem gesetzt werden.

  • ROT:
    • Es besteht ein Ressourcenkonflikt.
    • Es besteht ein Konflikt mit einer Pause.

    -> Termin kann nicht gesetzt werden.

Bei neu angelegten Terminen erscheint kurzeitig ein grüner “Rahmen”. Beim Verändern von Terminen gibt es außerdem einen kleinen Hüpf-Effekt. Dieser dient als eine Art von Erfolgsmeldung und zeigt sich darin, dass der Termin und alle dazugehörigen Teilleistungen ein bisschen aufhüpfen.

Weitere Helfer in der Terminauswahl:

  • Start-/ Endzeit in der Terminauswahl verändern: Auf der rechten Seite könnt ihr sowohl die Start- als auch die Endzeit im Termin noch ändern. Einfach auf die Zeit klicken und im Dropdown-Menü die passende auswählen. Auch hier werden die Uhrzeiten farblich markiert: Orange (überschreitet die Arbeitszeit) und Rot (nicht möglich).

 

  • Mitarbeiter:in bzw. alles in der Terminauswahl löschen: Falls ihr in der Terminauswahl den gewählten Mitarbeiter / die gewählte Mitarbeiterin löschen möchtet, einfach einen Klick auf den Namen und dann per Mülleimersymbol löschen. Wenn ihr noch mal alles im Block löschen möchtet auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite klicken.

Neue Kategorien bei Terminen „meist gewählt“ und „vergangene Termine“

Neben den alt bekannten Leistungsgruppen gibt es zwei neue Kategorien, die euch beim Anlegen der Termine unterstützen sollen:

  • „Meist gewählt“: Dabei handelt es sich um die Dienstleistungen, die am meisten von euren Kundinnen und Kunden gewählt werden. Diese werden euch unterhalb der Leistungsgruppen eingeblendet und können über das Plus zur Auswahl hinzugefügt werden.

 

 

  • „Vergangene Termine“: Die letzten Termine beziehen sich immer auf die Kundenkartei eines Kunden / einer Kundin. Daher lohnt es sich in der Terminauswahl zuerst über die Kundensuche links oben den entsprechenden Kunden bzw. die entsprechende Kundin auszuwählen. Nun erhaltet ihr aus der Terminhistorie die letzten Termine der Kund:innen unterhalb der Leistungsgruppen und könnt diese über das Plus einfach zu Auswahl hinzufügen.

Neuer Splittermin

Wir haben für euch den Splittermin einfacher gemacht. In der Terminauswahl die Leistungen beliebig splitten. Wählt zuerst eure erste Leistung aus. Fügt nun einen Split hinzu, indem ihr auf der rechten Seite auf das Plus-Symbol klickt. Nun erscheint eine neue Box für den 2. Split bzw. einen weiteren Mitarbeiter / eine weitere Mitarbeiterin.

Wählt nun auf der linken Seite über das Plus die Leistung aus, die ihr braucht.

PS: Wenn ihr noch mehr Splits braucht, könnt ihr wie zuvor beschrieben, beliebig viele Splits über das Plus Symbol hinzufügen.

Anschließend hilft euch der Warenkorb auf der linken Seite dabei die Teilleistung im Terminbuch abzulegen.

Gesamtpreis im Termindialog

Wir wissen, dass einige von euch gerne eine Preisauskunft für Termine geben möchten, ohne in die Kasse zu gehen. Das ist ab sofort möglich, denn bei der Terminauswahl erscheint auf der rechten Seite unten der Gesamtbetrag für die ausgewählten Leistungen.

Termine zusammenführen

Der neue Menüpunkt lässt euch jetzt einzelne Termine einfach zusammenführen. Klickt im Termin-Menü aus das kleine Zusammenführen-Symbol:

Es erscheint automatisch eine Meldung, die euch darauf hinweist, dass der andere Termin ausgewählt werden soll für das Zusammenführen:

Sollte es sich um zwei verschiedene Kund:innen handeln, werdet ihr gefragt auf welchen Kunden / welche Kundin die Termine übernommen werden sollen. Denkt aber daran, dass Notizen des nicht behaltenen Kunden / Kundin von der Notiz des gewählten Kunden / Kundin überschrieben werden:

Notizen beim kassierten Termin

Ab sofort könnt ihr die Notizen auch bei bereits kassierten Terminen einsehen.

Paketleistungen auch intern im Terminbuch

Paketleistungen sind nun nicht mehr allein für die Online Terminbuchung nutzbar, sondern auch für interne Zwecke. Die Paketleistungen werden automatisch, wie von euch angelegt gesplittet (inkl. Pause).

Automatisch verlängerte Öffnungszeiten / Termine für Abwesenheiten

Falls ihr kurz vor Feierabend einen Termin anlegen möchtet, der eure gewöhnliche Arbeitszeit überschreitet, ist das ganz leicht, denn die Arbeitszeit verlängert sich automatisch. Ihr bekommt in der Terminauswahl zusätzlich einen Hinweis dazu mit der Angabe der Endzeit des Termins.

Auch bei Abwesenheiten lassen sich die Termine trotzdem hinzufügen. Die Zeiten werden für den Termin automatisch freigegeben. In der Terminauswahl erhaltet ihr auch hier einen kleinen Warnhinweis.

Viel Spaß beim Ausprobieren, lasst uns gerne wissen, wie ihr es findet. ☺

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