Voorraden beheren in de productdirectory
Als klanten een ander product meenemen bij de kassa, is dit natuurlijk een geweldige service – en u maakt ook meer omzet. Om er zeker van te zijn dat u een goede productlijst in studiolution hebt, laten wij u zien hoe u uw productinventarisatie kunt invoeren en beheren.
Weet u al voor de afspraak welke producten uw klanten willen kopen? Hier leest u hoe u producten direct bij de afspraak kunt bewaren.
Hoe kan ik een nieuw product maken?
Je kunt al je producten zien onder Instellingen > Product directory. Klik rechtsonder op de knop “Nieuw product”. Er wordt nu een venster geopend waarin u alle gegevens voor het product kunt invoeren. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.
Tip: Als je niet alles wilt intypen, kun je gewoon de EAN (streepjescode) scannen of intypen en op het vergrootglas klikken. Alle andere velden worden automatisch ingevuld! Als alternatief kunnen we ook standaard productlijsten voor je importeren.
Sla het product nu op en klik er opnieuw op in de lijst. Het menu heet nu niet meer “Product aanmaken”, maar “Product bewerken”. Er zijn nu twee tabbladen beschikbaar: “Stamgegevens ” en “Voorraad boeken”. In de stamgegevens vind je alles wat je al hebt ingevuld, bijvoorbeeld als je de verkoopprijs wilt aanpassen. Daaronder vind je een balk met de huidige productvoorraad.
Hoe kan ik inventariswijzigingen doorgeven?
In het tabblad “Voorraad plaatsen” kunt u wijzigingen aan uw voorraad toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld voor leveringen of als er iets kapot gaat. In het veld “Beschrijving” kunt u details over de wijziging toevoegen, zodat u het proces kunt volgen. Deze zullen later verschijnen in het productvoorraadrapport onder “Opmerking”.
Tip: Het is de moeite waard om het factuur- of leveringsnummer te noteren, vooral bij leveringen.
Zo werkt het:
- Selecteert het product
- Boek de gewenste hoeveelheid in of uit
- Selecteer een reden (bijv. goederenontvangst, krimp of correctie)
- Optioneel: Voer een opmerking in
Waar kan ik voorraadwijzigingen bijhouden?
Het rapport over de productinventaris is beschikbaar om wijzigingen in de inventaris gemakkelijker bij te houden. Het geeft je een overzicht van alle informatie over de wijzigingen: 
U vindt het productinventarisatierapport via:
-
De tekstlink “Productinventarisatierapport” direct naast het product onder “Boek inventaris” (opent alleen het rapport voor het betreffende product).
-
Of via Finance > Financiële verslagen > Productvoorraadrapport. Selecteer de gewenste periode en klik op “Genereer” om de voorraadwijziging van de geselecteerde producten te bekijken.
Wat als mijn minimumvoorraad is bereikt?
Je kunt voor elkproduct een minimumvoorraad instellenin de stamgegevens. Zodra dit is bereikt:
- het product is rood gemarkeerd in de directory
- en je ontvangt een Puls bericht
⏱️ Zo weet je op tijd wanneer het tijd is om bij te bestellen.
Hoe komt mijn Belastingsadviseur in het productinventarisatierapport?
Als je je maandafsluiting exporteert onder Financiën > Maandafsluiting > Afsluiten, kun je daar ook je inventarisrapport bijvoegen. Open het menu “Afsluiten” en vink het vakje “Productinventarisrapport” aan om het rapport voor de betreffende maand toe te voegen. Als je het maandelijkse rapport nu naar je Belastingsadviseur stuurt, heeft hij het inventarisrapport ook bij zich en kan hij zaken als krimp of diefstal correct registreren.
Moet ik producten altijd handmatig in- en uitboeken?
Over het algemeen hoeft u dit niet te doen. Onder Instellingen > Kassa kun je het vakje “Producten mogen worden verkocht, zelfs als ze niet meer op voorraad zijn” aanvinken, afhankelijk van je voorkeuren. De vuistregel is
- Als u alleen de producten wilt registreren en niets geeft om de voorraad in studiolution, vink dan het vakje aan. Dit betekent dat uw voorraad ook negatief kan worden als u een product verkoopt.
- Als je je voorraad actief beheert, schakel dan het vinkje uit. Hierdoor krijg je een melding wanneer het minimumvoorraadniveau is bereikt en kun je geen producten meer verkopen die leeg zijn bij de kassa.
Omgaan met voorraad vereist discipline, want elke handmatige productuitname (alles wat niet via de kassa gaat) moet worden in- of uitgeboekt. Dit is natuurlijk gunstig voor een kassa-audit, omdat alles dan goed gedocumenteerd is. Daarom raden we ook aan om productinventarisaties zelf goed vast te leggen. Misschien is de volgende inventarisatie het perfecte moment om hiermee te beginnen.
Ik wil mijn voorraden met terugwerkende kracht beheren. Is dat nog steeds mogelijk?
U hebt dus nog niet gewerkt met voorraden in studiolution. Geen probleem, als u ze in de toekomst via het systeem wilt beheren, gaat u als volgt te werk:
- Inventariseren en huidige hoeveelheden registreren
- Producthoeveelheden invoeren of corrigeren in het telefoonboek
- Verwijder in de instellingen > Kassa het vinkje bij “Producten kunnen worden verkocht, zelfs als ze niet meer op voorraad zijn”.
Hoe boek ik verbruiksartikelen/kastgoederen correct uit?
Producten die worden verbruikt tijdens een afspraak in de salon kunnen direct worden gereserveerd via de productgids. Selecteer hiervoor de reden “Verbruiksartikelen” onder het tabblad “Voorraad reserveren” bij het betreffende product op >.
Opmerking: Een omleiding via de kassa met 100% korting is niet nodig.
👉 Als je wilt dat je medewerkers ook producten kunnen reserveren, vink dan het juiste vakje aan onder “Medewerkersrechten” bij Instellingen > Overige instellingen .