De wachtlijst – vrije plekken slim opvullen

Update van 10.12.25

Goed nieuws: Onze wachtlijst is pas sinds kort in actie en we hebben een kleinigheid voor je aangepast. Je wachtlijst loopt nu automatisch tot 6 maanden in de toekomst.

Voor iedereen die de wachtlijst online aanbiedt geldt:
De wachtlijst oriënteerd zich aan de voorlooptijd, die je hebt ingesteld voor het online afspraken boeken.
Heb je daar niets ingevoerd, dan wordt automatisch 6 maanden ingesteld.

Wil je de voorlooptijd aanpassen? Je kunt dit doen onder: Instellingen > Online afspraken boeken > Voorlooptijden > Afspraken kunnen maximaal … van tevoren worden geboekt.

Wachtlijst gebruiken

Je kunt de wachtlijst in de agenda op elk moment opvragen – een separate activering is daarvoor niet nodig.

Als je de wachtlijst bij het online boeken aan je klanten wilt aanbieden, zet dan gewoon een vinkje in het betreffende vak onder: “Instellingen” > “Online afspraken boeken”> “Wachtlijst”.

Tip: We raden je aan om de wachtlijst te gebruiken in combinatie met online afspraken boeken – zo kunnen klanten zichzelf inboeken op de vrijgekomen tijden en besparen jullie tijd bij de administratie van de agenda.

Details voor de wachtlijst

U kunt uw bestaande klanten zelf invoeren – of ze kunnen zichzelf invoeren bij het online afspraken maken als er geen gewenste afspraak beschikbaar is. Nieuwe klanten die geen kaart hebben kunnen zich niet registreren – uw vaste klanten behouden dus voorrang. Je kunt tot 6 maanden van tevoren een wachtlijst aanmaken.

Er zijn slechts een paar korte gegevens nodig voor de inzending:

• Naam klant
• Gewenste periode (van-tot) incl. weekdagen
• Tijd van de dag: de hele dag, ’s ochtends of ’s middags
• Dienst
• Optioneel: Gewenste medewerkers

Wachtlijst – Item aanmaken

Het is zo makkelijk om nieuwe wachtlijstvermeldingen te maken – direct in de winkel of online:

a) In de winkel – je maakt een vermelding

Je hebt 2 opties:

• In de agenda: Er is een klein zandlopersymbool rechtsboven, waarmee de wachtlijst kan worden geopend en een nieuwe vermelding kan worden gemaakt met de plusknop rechtsonder.

• Bij het maken van de afspraak: Hier vindt u ook het zandlopersymbool rechtsonder en kunt u direct beginnen met invoeren. Als u de klant en dienst al hebt geselecteerd bij het maken van de afspraak, wordt dit toegepast als u later naar de wachtlijst springt.

Je kunt een bevestigingsmail rechtstreeks naar de klanten sturen wanneer je de invoer aanmaakt. Vink hiervoor het vakje “Informeer klant per e-mail” aan.

b) Optioneel: Wanneer u online afspraken maakt – uw bestaande klanten voeren hun gegevens in

• In de afsprakenselectie: Als uw klanten zich in de afsprakenselectie bevinden en geen geschikte afspraak kunnen vinden, staat hieronder een link naar de wachtlijst.

• Bij het bevestigen van de afspraak: Onderaan de bevestiging staat een link naar de wachtlijst.

Als u zich registreert op studiobookr, ontvangen uw klanten automatisch een bevestiging per e-mail.

Als iemand een wachtlijst aanmaakt via uw online boekingspagina, wordt u hiervan op de hoogte gesteld in Puls.

Vul het gat op met een vermelding op de wachtlijst

Geval 1: Afspraak wordt geannuleerd

Een klant annuleert op korte termijn – u verwijdert de afspraak. Er verschijnt dan een notitie onder aan de agenda: “Tijd beschikbaar – iemand op de wachtlijst? Check”

Klik op “Controleren” om direct naar de wachtlijst te gaan. De filter bovenaan wordt automatisch ingesteld op de duur van de geannuleerde afspraak, zodat u snel een geschikt item kunt vinden om de leemte op te vullen.

Belangrijk: Om ervoor te zorgen dat klanten daadwerkelijk op de hoogte worden gebracht van beschikbare afspraken, moet u een melding sturen via het e-mailsymbool in de wachtlijstvermelding.
Dit werkt alleen als:

• gebruik je de online boeking en
• een geldig e-mailadres wordt opgeslagen bij de klanten.

Let op: De e-mail wordt direct verzonden – er wordt geen verdere bevestiging gestuurd.

De e-mail informeert je automatisch over het nieuwe tijdslot en bevat een directe link naar de online boekingspagina. Wie het eerst komt, het eerste maalt. SobZodra er een e-mail is verzonden, verschijnt er linksonder een e-mailsymbool. Je kunt ook een kennisgeving naar meerdere klanten sturen – dit vergroot de kans dat het slot snel wordt toegewezen. Als je met je muis over het pictogram beweegt, kun je zien wanneer de e-mail is verzonden. Zo kun je het overzicht bewaren en voorkomen dat je te vaak contact opneemt met klanten.

Als je geen e-mailadres hebt, vind je rechtsboven een mobiel telefoonnummer (indien beschikbaar). Je kunt hierop klikken om een sms te sturen of direct te bellen. Hiervoor kun je het nummer scannen om direct vanaf je mobiele telefoon door te bellen. Als de afspraak op korte termijn is, is dit altijd de veiligste optie.

Zodra je de goedkeuring van de klanten hebt, kun je op “Toepassen” klikken in de invoer en de afspraak uit het winkelmandje direct toevoegen aan de agenda.

De wachtlijst sorteren

De items worden altijd gesorteerd op “Tot datum” – d.w.z. de datum met de dichtstbijzijnde einddatum staat bovenaan. De items met de verste “Tot datum” staan onderaan. De “Vanaf-datum” speelt geen rol in de sortering.

Voorbeeld: Je hebt twee wachtlijstvermeldingen:

• Deelname A: loopt van 22.07. tot 28.07.

• Deelname B: Loopt van 19.07. tot 04.08.

Sorteren is alleen gebaseerd op de einddatum. Dit betekent dat inzending A, die eindigt op 28 juli, bovenaan staat. Invoer B met de latere einddatum (4 augustus) wordt verder naar beneden geplaatst – ongeacht wanneer het begon. Dus: Alleen de “tot datum” telt in de volgorde, de “vanaf datum” is irrelevant.

Speciale kenmerken zoals bepaalde gewenste dagen van de week, tijdstippen van de dag of vereiste middelen worden gemarkeerd in de vermeldingen.

Geval 2: Afspraak wordt uitgesteld

Als je een afspraak uitstelt, kun je het ontstane gat ook opvullen via de wachtlijst – het zandlopersymbool rechtsboven. Filter de lijst op duur om geschikte vermeldingen te vinden.

De verdere procedure is dan hetzelfde als in geval 1.

Trouwens, zo ziet de e-mailmelding voor een gratis gat eruit die uw klanten ontvangen:

Opmerking over de uiterste boekingsdatum

Als u bijvoorbeeldhebt aangegeven dat afspraken alleen 48 uur van tevoren kunnen worden geboekt, kan het zijn dat last-minute gaten niet meer online kunnen worden geboekt.

In dit geval verschijnt er een kleine opmerking in de wachtlijst. Dit geeft aan dat de gewenste periode mogelijk buiten je voorboekperiode valt.

Voorbeeld:
Een klant staat op de wachtlijst met het gewenste tijdslot van dinsdagmiddag.
Een afspraak voor dinsdag om 13.00 uur komt beschikbaar op maandagmiddag. Omdat er minder dan 48 uur zit tussen nu en de afspraak, is de deadline voor het vooraf boeken van toepassing – de klant kan de afspraak niet online boeken, ook al krijgt ze bericht.

Tip: Controleer voordat u de aanvraag verstuurt of het gat daadwerkelijk online geboekt kan worden – anders kan de klant de afspraak niet accepteren. Het is vaak gemakkelijker om de klanten rechtstreeks te bellen.

Wie krijgt de ruimte? – Maak een bewuste keuze

In elke wachtlijstvermelding kun je het klantenbestand openen en specifiek controleren. Zo kun je prioriteit geven aan klanten met een hoge gemiddelde ontvangst of langdurige loyaliteit. Als je tags gebruikt, bijvoorbeeld voor VIP’s of vaste klanten, worden deze direct in de invoer weergegeven en helpen ze je bij je selectie.

Het versturen van de kennisgeving naar een of meer mensen op de wachtlijst blijft een bewuste beslissing – juist omdat je hiermee je meest loyale of meest geschikte klanten voorrang kunt geven.

Automatisch verwijderen van verlopen items

Zodra de periode die is opgegeven in de wachtlijst (“van-tot”) voorbij is, wordt de vermelding automatisch verwijderd. Dit zorgt ervoor dat de lijst altijd up-to-date is en geen verouderde items bevat.

Sjablonen voor sociale media

Hier vind je kant-en-klare sjablonen voor afbeeldingen en tekst die je kunt gebruiken om je klanten gemakkelijk te informeren over de nieuwe wachtlijst. Perfect voor Instagram, Facebook & Co. – gewoon gebruiken en posten!