Warteliste – Einträge erstellen & Lücken füllen
Mit der Warteliste habt ihr passende Anfragen eurer Bestandskundschaft immer griffbereit. Wird ein Termin frei, könnt ihr die Lücke im Terminbuch gezielt wieder füllen. Hier eine kurze Themenübersicht:
- Wo finde ich die Warteliste?
- Wer kann auf die Warteliste?
- Wie weit im Voraus kann können sich Kund:innen eintragen?
- Wie erstelle ich einen Eintrag?
- Welche Infos werden erfasst?
- Wie erstellen Kund:innen einen Eintrag?
- Wie ist die Warteliste sortiert?
- Wie lösche ich Einträge?
- Wie fülle ich Terminlücken sinnvoll?
Wo finde ich die Warteliste?
Die Warteliste findet ihr direkt im Terminbuch oben rechts über das Sanduhr-Symbol.
Wenn ihr möchtet, dass sich Kund:innen selbst auf die Warteliste setzen können, setzt einfach den Haken unter: Einstellungen > Online Terminbuchung > Warteliste anzeigen.
Tipp: Wir empfehlen euch, die Warteliste zusammen mit der Online Buchung zu nutzen. So können sich Kund:innen auch selbst eintragen – und ihr spart euch den Stress bei der Terminvergabe. Ihr habt noch keine Online Terminbuchung über studiobookr? Hier gibt’s die Anleitung.
Wer kann auf die Warteliste?
Ihr könnt Bestandskund:innen jederzeit eintragen. Alternativ können Kund:innen sich selbst bei der Online Buchung eintragen, wenn sie keinen passenden Termin finden. Neukund:innen ohne Kundenkartei-Eintrag können sich nicht auf die Liste setzen, so bleibt der Fokus auf euren Stammkund:innen.
Wie weit im Voraus kann können sich Kund:innen eintragen?
Die Warteliste läuft genauso weit, wie eure Termine online im Voraus buchbar sind. Die Dauer könnt ihr unter Einstellungen > Online Terminbuchung > Vorlaufzeit > Termine können bis maximal … im Voraus gebucht werden. Hier ein Beispiel:
Ihr stellt ein, dass Termine maximal 3 Monate im Voraus gebucht werden können. Kund:innen können sich nun auch maximal 3 Monate in der Zukunft auf die Warteliste eintragen.
Ist das Feld leer oder ihr nutzt keine Online Terminbuchung ist das maximum 6 Monate. Erstellt ihr intern einen Wartelisten-Eintrag, ist der Zeitraum unbegrenzt.
Wie erstelle ich einen Wartelisten-Eintrag?
Klickt im Terminbuch auf die Sanduhr. Über das Plus rechts unten könnt ihr neue Einträge anlegen.
Oder: Ihr legt einen Wartelisten-Eintrag beim Anlegen eines Termins an – dort findet ihr das Sanduhr-Symbol unten rechts. Schon ausgewählte Daten wie Name oder Leistung werden automatisch übernommen.
Wichtig: Wenn ihr Kund:innen manuell auf die Warteliste setzt, prüft nach, ob vielleicht schon ein Termin besteht, der eventuell storniert werden muss. Manche buchen vorsichtshalber einen späteren Termin – den sollte man im Blick behalten.
Welche Infos werden im Eintrag erfasst?
Für den Eintrag braucht es ein paar Infos:
- Kundenname
- Wunschzeitraum (von–bis) inkl. Wochentage
- Tageszeit: Ganzer Tag, vormittags oder nachmittags
- Leistung
- Optional: Gewünschte Mitarbeiter:in
Wie erstellen Kund:innen einen Wartelisten-Eintrag?
- Bei der Terminauswahl erscheint ein Link zur Warteliste, sollten eure Kund:innen keine passenden Termine finden.
2. Bei der Terminbestätigung wird unten auch nochmal auf die Warteliste hingewiesen.
Nach dem Eintrag auf studiobookr erhalten eure Kund:innen automatisch eine E-Mail. Ihr werdet über neue Einträge direkt im Puls benachrichtigt.
Die Bestätigungemail, egal ob aus dem Geschäft oder über studiobookr verschickt, beinhaltet einen Link, damit eure Kund:innen sich auch wieder von der Warteliste entfernen können. Das sieht dann so aus:
Wie ist die Warteliste sortiert?
Die Einträge sind nach dem Enddatum („Bis-Datum“) sortiert. Einträge, die bald ablaufen, stehen oben – spätere unten. Das „Von-Datum“ spielt bei der Sortierung keine Rolle.
Beispiel: Ihr habt zwei Wartelisteneinträge:
-
Eintrag A: Von 22.07. bis 28.07.
-
Eintrag B: Von 19.07. bis 04.08.
Sortiert wird nur nach dem Enddatum. Das heißt, der Eintrag A, der am 28.07. endet, steht ganz oben, weil diese Terminfrist früher abläuft und darum Priorität hat.
Besonderheiten wie Wunsch-Wochentage, Tageszeiten oder benötigte Ressourcen werden in den Einträgen extra hervorgehoben.
Wie werden Wartelisten-Einträge gelöscht?
Ihr könnt Einträge jederzeit manuell über das Mülleimer-Symbol löschen. Ist der von der Kund:in gewünschte Zeitraum („von–bis“) vorbei, wird der Eintrag automatisch gelöscht. So bleibt die Liste immer aktuell und frei von veralteten Einträgen.
Noch einfacher wird’s, wenn ihr in den Einstellungen unter Online-Terminbuchung > Termin-Stornierung die Option „Kunden können Termine stornieren“ aktiviert. So können Kund:innen ihre Termine selbst über den Link in der Bestätigungsmail absagen. Jetzt ist euer Terminbuch sauber und automatisch immer auf dem neuesten Stand.
Wie fülle ich Terminlücken?
Wenn ein Termin gelöscht wird, zum Beispiel weil eine Kund:in kurzfristig absagt oder ihr den Termin aus irgendeinem Grund löschen müsst, erscheint dieser Hinweis:
Ein Klick auf „Prüfen“ genügt und ihr landet direkt in der Warteliste. Der Filter ist automatisch auf die gelöschte Termindauer eingestellt, damit ihr direkt die passenden Einträge angezeigt bekommt. Ihr kommt natürlich auch manuell über das Sanduhr-Symbol in die Warteliste.
Wichtig: Damit eure Kund:innen den freien Termin buchen können, müsst ihr ihnen eine E-Mail senden. Das geht über das kleine E-Mail-Symbol im Eintrag. Das geht aber nur, wenn für die Kund:in im Studio eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Die E-Mail enthält direkt einen Buchungslink – wer zuerst bucht, bekommt den Termin auch.
Ihr könnt auch mehreren Personen schreiben, um die Chancen zu erhöhen, das eure Lücke schnell gefüllt wird.
Wenn ihr mit der Maus über das E-Mail-Symbol unten links fahrt, seht ihr, wann die E-Mail verschickt wurde. Das hilft euch, den Überblick zu behalten und Kund:innen nicht zu häufig zu kontaktieren.
So sieht übrigens die E-Mail Benachrichtigung für eine freie Lücke aus, die eure Kund:innen bekommen:
Tipp: Falls für die Kund:in keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, dafür aber eine Handynummer, gibt es eine praktische Lösung: Einfach auf die Handynummer tippen und direkt eine SMS schicken. Oder noch cooler: Scannt den QR-Code mit eurem Handy und ruft direkt an. Gerade bei kurzfristigen Terminen ist das oft die bessere und direktere Lösung.
Sobald der Termin zugesagt ist, könnt ihr im Eintrag auf „Übernehmen“ klicken und den Termin direkt aus der Warteliste in den Kalender ziehen – fertig!
Wird ein Termin nur verschoben und nicht gelöscht, könnt ihr entstandene Lücken genau so leicht und schnell füllen. Klickt wie gewohnt auf das Sanduhr-Symbol und filtert die Liste nach Dauer, um direkt passende Einträge zu finden.
Wie kann ich freie Termine sinnvoll vergeben?
Nutzt die Kartei und eure Tags (z. B. „VIP“ oder „Stammkund:in“), um gezielt zu entscheiden, wem ihr freie Termine zuerst anbietet. So könnt ihr Kund:innen mit hohem Durchschnittsbon oder langer Treue bevorzugen. Das Versenden der Benachrichtigung an eine / mehrere Personen bleibt eine bewusste Entscheidung, weil ihr so eure passendsten Kund:innen priorisieren könnt.
Achtung, Vorausbuchungsfrist!
Liegt ein freier Termin innerhalb eurer Sperrzeit, kann es sein, dass er online nicht mehr gebucht werden kann, auch wenn ihr eine E-Mail verschickt habt.
In diesem Fall erscheint im Wartelisteneintrag ein kleiner Info-Hinweis. Er zeigt euch, dass der gewünschte Zeitraum möglicherweise außerhalb eurer Vorausbuchungsfrist liegt.
→ Prüft das vorher oder kontaktiert die Kund:in am besten direkt telefonisch.
Also: Auf die Warteliste, fertig… los! Denn mit der Warteliste spart ihr nicht nur Zeit, sondern gebt euren treuesten Kund:innen mehr Flexibilität – und haltet euren Kalender optimal gefüllt. 🗓️💪