Trigger Kampagnen
Trigger Kampagnen sind vom System automatisch versendete Nachrichten an eure Kundschaft, sobald ein bestimmter Auslöser (= Trigger) eintritt, z. B. Geburtstag, Terminvereinbarung usw. So minimiert ihr das Ausfallsrisiko von Terminen und stärkt gleichzeitig die Kundenbindung.
Ihr findet alle Trigger Kampagnen unter Marketing > Trigger Kampagnen.
In diesem Hilfeartikel beantworten wir folgende Fragen:
Was brauche ich, um Trigger Kampagnen zu versenden?
Die Grundvoraussetzung für Trigger Kampagnen ist ein aktiver studiolution Vertrag.
Für SMS Trigger muss der SMS-Versand freigeschaltet sein. Noch nicht aktiv? Einfach kurz beim Support melden, die schalten euch frei. Die Kosten betragen 2,50 €/Monat und pro SMS 0,07 €.
Um E-Mail Trigger versenden zu können, braucht ihr studiolution 
. Hier erfahrt ihr mehr darüber.
Welche Trigger Nachrichten gibt es?
Derzeit gibt es vier Trigger, bei denen automatisch eine Nachricht versendet werden kann. Es kommen nach und nach weitere dazu. Aktuell gibt es:
- Terminbestätigung (SMS oder E-Mail): Sobald ihr einen Termin für eine Kund:in eintragt und speichert, wird diese Nachricht versendet. Eure Kund:in kann den Termin dann mit einem Klick in ihren Kalender übertragen! Auf die Terminbestätigungs-E-Mail kann jedoch nicht geantwortet werden, da diese von einer No-Reply-Adresse versendet wird.
Ausnahme: Ist der Trigger „Terminerinnerung“ aktiv und ein Termin wird kurzfristig gebucht, sodass er weniger als 36 Stunden in der Zukunft liegt, entfällt die Terminbestätigungs-SMS. So werden eure Kund:innen nicht unnötig mehrfach per SMS benachrichtigt. E-Mail-Bestätigungen sind davon nicht betroffen. - Terminerinnerung 24 Std. vorher (SMS): 24 Stunden vor dem eingetragenen Termin wird automatisch eine Erinnerung verschickt. So reduziert ihr Terminausfälle deutlich – und eure Kund:innen freuen sich, rechtzeitig nochmal erinnert zu werden.
- Wenn Termin kassiert wurde (SMS): Sobald ihr einen Termin kassiert habt, wird diese SMS verschickt.
Tipp: Verlinkt eure Online Buchungsseite und weist eure Kund:innen darauf hin, euch zu bewerten und direkt einen Folgetermin auszumachen - Zum Geburtstag (SMS): Die Nachricht wird am Geburtstag um 9:00 Uhr versendet, wenn das Feld „Geburtstag“ in der Kundenkartei ausgefüllt ist.
Tipp: Bietet einen Geburtstagsrabatt oder eine Bring-a-Friend-Aktion an. Wer die SMS im Salon vorzeigt, bekommt z. B. 20 % Rabatt und die mitgebrachte Freund:in auch. So kombiniert ihr die SMS mit einer umsatzfördernden Maßnahme.
Wie aktiviere ich eine Trigger Kampagne?
Wenn ihr eine Kampagne aktiv schalten wollt, klickt einfach bei dem jeweiligen Trigger oben rechts auf das Stift-Symbol.
Nun klickt ihr auf die graue „Trigger aktivieren“-Schaltfläche.
Sobald ihr unten rechts auf „Speichern“ klickt, ist der Trigger eingeschaltet und die Nachricht wird automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet. Entweder lasst ihr den vorgefertigten Text stehen (dann seid ihr jetzt fertig) oder ihr bearbeitet den Inhalt und macht ihn noch persönlicher.
Ob eine Kampagne aktiv ist, seht ihr auch direkt in der Übersicht: Aktive Kampagnen sind grün markiert, mit dem Text „SMS/E-Mail aktiv“. Inaktive Kampagnen sind grau und beschriftet mit „SMS/E-Mail nicht aktiv“.
Wie bearbeite ich eine Trigger Kampagne?
Zum Bearbeiten klickt ihr bei der jeweiligen Kampagne oben rechts auf das Stift-Symbol.
Ist die Trigger Kampagne aktiv, könnt ihr unter „Inhalt der SMS/E-Mail“ direkt auf „Bearbeiten“ klicken.
Manche Trigger können als SMS oder auch als E-Mail versendet werden. Wenn ihr einen solchen Trigger aktiviert, könnt ihr entscheiden, über welchen Kanal ihr die Nachricht versenden wollt.
Wir empfehlen euch immer eine alternative Versandart auszuwählen. So erreicht ihr mehr Kund:innen. Verschickt ihr zum Beispiel eine E-Mail, bekommen Kund:innen ohne hinterlegte E-Mail-Adresse die Nachricht automatisch per SMS.
Keine Sorge: Jede:r bekommt die Nachricht nur einmal – entweder per E-Mail oder SMS.
Allgemeine Infos
Achtet auf eine saubere Kundenkartei. Wenn ihr ins Namensfeld nix reingeschrieben habt oder dort irgendwelche Quatsch-Namen stehen, lasst den Platzhalter lieber weg und schreibt einfach „Hallo“. Grundsätzlich gilt aber: Eine persönliche Ansprache wirkt immer besser.
Nicht erschrecken, wenn in eurer Nachricht z. B. [FIRSTNAME] steht, wenn ihr einen Namensplatzhalter verwendet. Der richtige Name wird beim Versenden automatisch eingetragen. Das seht ihr auch in der Vorschau unter dem Textfeld. Und vergesst nicht, eure Änderungen zu speichern.
Was ihr bei euren SMS- und E-Mail-Texten alles anpassen könnt, erfahrt ihr im Folgenden:
SMS Inhalt bearbeiten
Versendet ihr eine SMS, könnt ihr den Text anpassen und mit Platzhaltern für Vor- & Nachname, Nächster Termin und Online Terminbuchungs Link individualisieren.
Unter dem Textfeld seht ihr neben einer Text-Vorschau, wie viele Zeichen eure SMS voraussichtlich hat. Eine SMS darf immer 160 Zeichen lang sein. Wird diese Zahl überschritten, wird die Nachricht in mehrere SMS aufgeteilt und entsprechend berechnet. Wenn ihr Platzhalter verwendet, variiert die Zahl je nach Länge des Vornamens. Also am besten nicht die ganzen 160 Zeichen vollmachen.
Einen genauen Überblick über eure versendeten SMS bekommt ihr unter Finanzen > Finanzberichte. Wählt dort den Bericht „SMS Marketing“ sowie den gewünschten Zeitraum und klickt auf „Generieren“.
E-Mail Inhalt bearbeiten 
Verschickt ihr eine E-Mail, könnt ihr eine Überschrift, Stichpunkte und Auflistungen hinzufügen. Zusätzlich könnt ihr Texte fetten oder kursiv machen und Platzhalter für Vor- & Nachname einfügen. Die E-Mail darf maximal 300 Zeichen lang sein. Einen Zeichenzähler findet ihr unter dem Textfeld rechts unten.
Alle weiteren Inhalte wie z. B. Termindatum, Buchungshinweis und Geschäftsdaten werden automatisch hinzugefügt.
Die finale E-Mail könnt ihr euch im Voraus ansehen, indem ihr unter dem Textfeld auf „Vorschau“ klickt. Wenn ihr alles gecheckt habt, könnt ihr sie wieder schließen, indem ihr oben rechts auf das „X“ klickt.
Wichtig: Damit ihr E-Mails versenden könnt, muss ein Impressum hinterlegt sein. Habt ihr keins, wird der Trigger deaktiviert. Fügt am besten direkt eins ein unter Einstellungen > Ihr Geschäft > Impressum.
Kann ich Benachrichtigungen für einzelne Kund:innen ausschalten?
Ja, Nachrichten können individuell ein- und ausgeschaltet werden. Klickt dafür in der Kundenkartei auf die jeweilige Kund:in. Dort könnt ihr den entsprechenden Haken für SMS oder E-Mails ausschalten. Hierbei unterscheiden wir in Marketing- und Termin-Nachrichten.
Marketing-SMS und Marketing-E-Mails haben keinen terminrelevanten Inhalt. Darunter zählen alle Nachrichten, die ihr als SMS- oder E-Mail Kampagne versendet, und auch der SMS Trigger „Geburtstag“.
Beispiel: Eure Kund:in möchte keine Geburtstags-SMS mehr erhalten. Dann müsst ihr den Haken für Marketing SMS deaktivieren.
Termin-SMS und Termin-E-Mails sind alle Nachrichten rund um den Termin. Dazu zählen die Trigger Nachrichten „Terminbestätigung“, „Terminerinnerung“ und „Wenn Termin kassiert wurde“.
Beispiel: Eine Kund:in möchte in Zukunft keine Terminerinnerungs-SMS mehr erhalten. Dann deaktiviert ihr den Haken für Termin-SMS.
Hinweis: Ihr könnt weiterhin einzelne E-Mails direkt aus der Kundenkartei schicken, unabhängig davon, welche Haken gesetzt sind.
Wann sollte ich SMS und wann E-Mails versenden?
Ob ihr eure Trigger Nachrichten primär per SMS oder E-Mail versendet, hängt davon ab wie wichtig die Botschaft ist, die ihr versendet.
- SMS werden schneller gelesen und erreichen eine höhere Öffnungsrate. Deshalb eignen sie sich besonders für zeitkritische Informationen, z. B. Terminerinnerungen.
- E-Mails bieten mehr Platz für Inhalte. Sie eignen sich besonders für ausführlichere und emotionalere Nachrichten, wie persönliche Geburtstagsgrüße, Neukunden willkommen heißen oder Bewertungsanfragen nach einem Termin. (Auf die Trigger könnt ihr euch schonmal freuen 😉)
Ihr habt kaum E-Mail Adressen von eurer Kundschaft? Dann solltet ihr die Online Terminbuchung freischalten! Studios mit Online Terminbuchung haben von 60 % der Kund:innen eine echte E-Mail-Adresse – Studios ohne Online Terminbuchung nur 20 %.