Meldepflicht der Kasse beim Finanzamt ab 1.1.25
Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme ab dem 1. Januar 2025
Vorweg: Ihr habt noch Zeit bis 31.07.2025!
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme gemäß den neuen Anforderungen der Abgabenordnung (§ 146a AO). Das bedeutet, dass ihr euer Kassensystem bei eurem zuständigen Finanzamt melden müsst (z.B. über Elster). Das ist der letzte offene Baustein, der Kassensicherungsverordnung, die ja bereits vor Jahren in Kraft getreten ist.
Wichtige Fristen:
- Start der Meldepflicht: 1. Januar 2025
- Ende der Übergangsfrist: 31. Juli 2025. Bis zu diesem Datum müsst Ihr die Meldung durchführen. Keine Sorge, ihr habt also noch ausreichend Zeit, um alles zu erledigen!
Wie geht das?
Es gibt zwei Wege für die Kassenmeldung: Entweder über die Steuerkanzlei (mit Kosten verbunden) oder ganz einfach und kostenlos über Mein Elster. Egal, für was ihr euch entscheidet – alle Infos, die ihr dafür braucht, sind sauber in studiolution hinterlegt. Ihr wollt die Meldung selber machen? Der Prozess ist super easy – siehe unten.
1. Registrierung bei Elster
Bevor ihr die Kasse über Elster melden könnt, müsst ihr euch bei Elster registrieren. Wenn ihr schon einen Elster-Zugang habt, geht einfach zu Schritt 2. Falls nicht, geht auf www.elster.de und meldet euch an.
Welche Elster-Registrierung kommt für euch in Frage?
- Ihr seid ein Einzelunternehmen –> Registrierung als Privatperson
- Ihr seid eine GmbH oder habt mehr als 10 Mitarbeitende oder Jahresumsatz über 2 Mio € –> Registrierung als Organisation
Bei der Registrierung als Privatperson gibt’s eine “Schnelloption”, mit der ihr euch sehr viel Zeit bei der Registrierung sparen könnt – statt den klassischen Weg zu gehen. Hier könnt ihr euch direkt mit eurem Ausweisdokument online verifizieren lassen. Statt wie beim klassischen Weg auf den PIN für den Login zu warten, der per Post kommt. Für eine detaillierte Anleitung zur Elster-Registrierung empfehlen wir das offizielle Hilfeportal von Elster.
Tipp: Bei jedem Schritt der Registrierung findet ihr unten kleine Fragezeichen-Symbole. Wenn ihr da draufklickt, zeigt euch ELSTER eine Hilfeseite an, die euch bei der Registrierung weiterhilft.
2. Kasse melden bei Elster
Falls ihr es gerne lieber in Videoform habt, gibt’s hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als Video:
Ihr habt den Elsterzugang? Sehr gut. Dann loggt euch in Elster ein und geht zum Bereich „Formulare & Leistungen > Sonstige Formulare > Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme nach (§ 146a Absatz 4 AO)“.
In dem Formular gibt es 3 Bereiche. Im letzten Bereich findet ihr alle notwendigen Infos direkt in studiolution unter Finanzen > Finanzprüfung > Informationen & Exporte und könnt sie direkt kopieren und einfügen.
Ausfüll-Tipps:
a) Angaben zum Steuerpflichtigen
Bei GmbH, UG oder Personengesellschaften einfach „nicht natürliche Person“ wählen und den Unternehmensnamen eintragen.
Nämlich:
Einzelunternehmen: „natürliche Person“.
Alle andere über „nicht natürliche Person“.
Falls ihr über keine Umsatzsteuer-ID verfügt, könnt ihr das Feld einfach leer lassen.
b) Angaben zur Betriebsstätte
Gebt die Adresse eures Unternehmens an. Tipp: Eine Anmeldung pro TSE ist notwendig.
Falls ihr mehrere Filialen habt, könnt ihr nach der Anmeldung der ersten Kasse, auch direkt weitere anmelden.
c) Angaben zum Aufzeichnungssystem
Wählt „Computergestützte/PC-Kassensysteme“. Alle Infos, die ihr braucht findet ihr unter Finanzen > Finanzprüfung > Informationen & Exporte in studiolution. Einfach kopieren und einfügen.
Wichtiger Hinweis: Sollte bei euch das Anschaffungsdatum nach dem Inbetriebnahmedatum liegen, dann kommt das durch den Testzeitraum, die Zeit vor der TSE oder weil ihr vorher nur Uschi genutzt habt. Ändert dann das Anschaffungsdatum auf den Zeitpunkt, zu dem ihr “echt” angefangen habt zu kassieren bzw. ihr “Klaus” abgeschlossen habt. Das könnt ihr über die Umsatzberichte oder eure Rechnungen raus finden.
Tipp: So kopiert und fügt ihr Daten ohne Abtippen ein! Markiert den Text und nutzt Strg + C (Mac: Command + C) zum Kopieren. Mit Strg + V (Mac: Command + V) fügt ihr ihn ein.
Dann nur noch überprüfen, absenden – fertig!
Falls ihr gleich noch eine Kasse anmelden wollt, könnt ihr das im Portal anschließend über “+Elektronische Aufzeichnungssystem hinzufügen”.
Weitere Links:
FAQ zu elektronischen Kassensystemen
Ausfüllanleitung für Elster Formular
Video Tutorials Elster Registrierung