Ketten- & Filialmanager
Mit dem Ketten- & Filialmanager seht ihr alle eure Studios auf einen Blick und könnt sie direkt verwalten.
Ersten Schritte & Funktionen des Ketten- & Filialmanager:
Wie verbinde ich meine Studios zu einer Kette?
Um eure Studios in studiolution als Kette einzurichten, meldet ihr euch einfach bei unserem Support. Wir brauchen von euch folgendes:
- Die studiolution IDs aller Studios, die zur Kette gehören sollen
- Eine E-Mail-Adresse, die noch nicht bei einem eurer Studios hinterlegt ist
- Eure Telefonnummer für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Sobald wir alles von euch erhalten haben, können wir eure Studios verketten. Anschließend schicken wir euch an die angegebene E-Mail-Adresse einen Link, über den ihr euer Passwort für den Kettenmanager festlegt.
Jetzt könnt ihr euch auch schon im Kettenmanager anmelden. Damit ihr schneller mit dem Einrichten der einzelnen Studios fertig werdet, kopieren wir euch übrigens gern eure Produkte und Leistungen in alle Standorte.
Hinweis: Wollt ihr später weitere Studios hinzufügen oder entfernen, gebt unserem Support einfach die ID des Studios durch.
Wie melde ich mich im Kettenmanager an?
Ihr könnt euch einfach über den normalen studiolution Login anmelden.
Wenn ihr euch das erste Mal anmeldet, erhaltet ihr einen SMS-Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Wenn ihr nicht jedes mal eine 2FA durchlaufen wollt, könnt ihr den Haken bei „Diesem Gerät vertrauen“ setzen. Dann kommt die Zwei-Faktor-Authentifizierung für euer Gerät nur alle 30 Tage.
Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangt ihr direkt in den Kettenmanager. Dort seht ihr eine Übersicht aller Studios eurer Kette.
Von hier aus könnt ihr euch mit nur einem Klick als Admin in jedes Studio einloggen – ohne ständiges An- und Abmelden. Klickt dafür einfach rechts neben dem gewünschten Studio auf „Login“.
Wenn ihr zurück zum Kettenmanager wollt, klickt oben rechts auf den Kreis mit dem Buchstaben und dann auf „Abmelden“. Jetzt seid ihr wieder in der Übersicht aller Studios. Wenn ihr euch aus dem Kettenmanager abmelden wollt, klickt ihr oben rechts auf das „Abmelden“-Symbol.
Tipp: Auch Personen außerhalb eures Teams, z. B. euer Steuerbüro, können einen eigenen Zugang erhalten. Schickt uns dafür einfach die gleichen Angaben, die wir auch für die bereits hinterlegten Nutzer:innen benötigen.
Wie verkette ich Gutscheine?
Sobald eure Studios im System als Kette hinterlegt sind, werden die Gutscheine automatisch miteinander verknüpft – ihr müsst nichts weiter tun.
Das bedeutet: Ein Gutschein, der in Studio A verkauft wurde, kann auch in Studio B erkannt und eingelöst werden. Die Umsätze und Gutscheinbewegungen werden dabei automatisch korrekt zugeordnet und sauber kontiert, sodass auch die Buchhaltung im Hintergrund richtig erfasst wird.
Wie exportiere ich Berichte für alle Studios einer Kette?
Klickt ihr auf den Punkt „Exporte“ findet ihr eine Übersicht aller Studios mit Studio-ID, Adresse und dem letzten Kassenabschluss. Hier könnt ihr Berichte für alle Studios eurer Kette generieren und herunterladen.
Im Kettenmanager könnt ihr folgende Berichte exportieren:
- Steuerberaterbericht
- Gutscheinbericht
- Produktbestandsbericht
- Kassenbuch
1. Berichte generieren
Wählt unter „Berichtauswahl“ aus, welchen Bericht ihr generieren möchtet. Gebt dann den Monat an, für den der Bericht erstellt werden soll.
Wenn ihr den Steuerberaterbericht ausgewählt habt, könnt ihr zusätzlich festlegen, ob der Export als Excel-Datei oder im DATEV-Format erstellt werden soll.
Hinweis: Für DATEV-Exporte brauchen alle Studios eine Steuerberater- und Mandanten-ID. Die könnt ihr unter „Finanzen“ > „Monatsabschluss“ > „Abschließen“ > „Einstellungen ändern“ ergänzen.
Setzt jetzt den Haken links oben neben „ID“, um alle Studios auszuwählen. Alternativ könnt ihr einzelne Studios auch manuell auswählen oder abwählen.
Klickt anschließend rechts auf „Generieren“. Jetzt werden die Berichte erstellt und können anschließend heruntergeladen und versendet werden.
2. Berichte herunterladen
Sobald die Berichte generiert werden, könnt ihr oben zum Reiter „Exporte herunterladen“ wechseln. Das Generieren der Exporte kann einige Zeit dauern. Aktualisiert die Seite immer wieder, bis der Prozess abgeschlossen ist.
In der Tabelle findet ihr eure erstellten Exporte mit folgenden Infos:
- Wann wurde der Export erstellt
- Welcher Bericht wurde exportiert
- Für welchen Monat wurde der Bericht erstellt
- Für wie viele Studios gilt der Export
- Status des jeweiligen Export
Den „Status“ der Berichte seht ihr in der rechten Spalte. Sind alle Berichte erstellt und zum Herunterladen bereit, wechselt der Status von „In Bearbeitung“ auf „Erfolgreich“. Jetzt könnt ihr auf das Download-Symbol klicken. Die Datei findet ihr anschließend in eurem Downloads-Ordner.
Sollte es zu Problemen gekommen sein, steht dort statt „Erfolgreich“ entweder „Teilweise erfolgreich“ oder „Fehlgeschlagen“. Führt den Export dann am besten noch einmal durch oder meldet euch bei uns.
Übrigens: Klickt auf die Spalte „Erstellt am“ um die Liste nach den neuesten oder ältesten Exporten sortieren. Mit den Filtern „Berichtauswahl“ und „Studioauswahl“ könnt ihr zusätzlich gezielter nach bestimmten Berichten oder Studios suchen.
Aufbau der heruntergeladenen Datei
Der Export wird als ZIP-Datei heruntergeladen. Diese enthält die Berichte aller ausgewählten Studios. Entpackt die ZIP-Datei mit einem Rechtsklick auf die Datei und „Alle extrahieren…“.
Im entpackten Ordner findet ihr für jedes Studio einen eigenen Unterordner. Jeder dieser Ordner enthält den jeweiligen Bericht sowie – falls vorhanden – die zugehörigen Belege. Wie lade ich Belege in studiolution hoch?
Wo hinterlege ich Kostenstellen für meine Studios?
Unter „Einstellungen“ > „Ihr Geschäft“ > „Stammdaten“ > „Angaben zum Geschäft“ könnt ihr für jeden Standort eine individuelle Kostenstelle vergeben. Diese wird beim Buchhaltungsexport (DATEV oder Excel Format) automatisch in der Tabelle als eigene Spalte mit ausgegeben.
Und es kommt noch mehr!
Wir arbeiten schon an den nächsten Funktionen für den Kettenmanager: Statistiken, Produktlisten importieren, Preise bearbeiten und mehr. Sobald es Neuigkeiten gibt, erfahrt ihr sie natürlich per E-Mail oder im Puls.