Beleg-Upload – alle Rechnungen digital griffbereit

Mit dem Beleg-Upload könnt ihr eure Barbelege direkt in studiolution hochladen. Alles landet an einem zentralen Ort und ihr könnt es mit einem Klick an euer Steuerbüro weiterleiten. Somit sind eure Dokumente:

✅ Digital & zentral: Barbelege direkt in studiolution speichern – jederzeit verfügbar.
✅ Freie Steuerbüro-Wahl: Nie mehr ortsgebunden dank digitaler Belege.
✅ Sicher teilen: Einfach & geschützt Barbelege ans Steuerbüro versenden.
✅ Kostensparend: Kein externes Tool mehr nötig.
✅ Prüfungssicher: Alle Belege per Klick bereit – ohne hinzufahren.

Dieses Feature ist eine  -Funktion. Hier erfahrt ihr mehr darüber.

Wie kann ich einen Beleg hochladen?

1. Macht ein Foto von dem Barbeleg, wenn ihr ihn nicht digital (in der E-Mail oder App) vorliegen habt.
2. Geht im Menü zu „Bargeld“. Es öffnet sich direkt das Fenster zur Kassen Ein- und Auszahlung.
   
3. Füllt wie gewohnt alle Felder aus (Einlage/Entnahme, Konto, Betrag, Grund).
4. Jetzt seht ihr die Option „Beleg hochladen“ – mit zwei Möglichkeiten:
   a) Vom PC aus hochladen: Klickt auf das Büroklammer-Symbol und wählt die entsprechende Datei von eurem PC aus.
   b) Vom Smartphone per QR-Code: Klickt dafür auf das Handy-Symbol.
   Nun erscheint ein QR-Code, den scannt ihr mit dem Handy ein und klickt dann auf den Link, der sich öffnet.
   
   

   Wählt nun aus ob ihr ein Foto vom Beleg machen oder eines aus der Galerie hochladen wollt.
   

   

   e) Nun klickt ihr unten auf den Button „Hochladen“.

   
5. Schon ist der Beleg in studiolution! Nach dem Upload noch auswählen, wer ihr seid, klickt auf „Buchen“, und fertig! 🎉
   

Wo finde ich meine hochgeladenen Belege?

Eure Belege findet ihr unter „Finanzen“ > „Meine Buchungen“. Neben dem Betrag seht ihr eine kleine Büroklammer, wenn ein Beleg mit hochgeladen wurde.

Sucht nach dem gewünschten Buchungsdatum und klickt die Buchung an. Es erscheint das Bargeldbuchungs-Fenster. Wenn ihr auf den Namen des Belegs klickt, könnt ihr ihn euch anschauen und herunterladen.

Einen Beleg löschen könnt ihr, indem ihr auf das Mülleimer-Symbol klickt. Zum Beispiel, falls ihr einen Beleg aus Versehen doppelt hochgeladen habt.

Wie schicke ich Belege an mein Steuerbüro?

Geht zu „Finanzen“ > „Monatsabschluss“ > „Abschließen“. Dort könnt ihr wie gewohnt euren Monatsabschluss machen. Alle Belege sind automatisch in der E-Mail an euer Steuerbüro enthalten. Hier findet ihr eine genaue Anleitung. zum Monatsabschluss.

Die E-Mail an euer Steuerbüro enthält einen Download-Link, der 7 Tage lang gültig ist. Dort lassen sich die Belege direkt herunterladen. So könnte die E-Mail aussehen, die verschickt wird:

Nun muss eure Steuerberater:in nur noch auf „Herunterladen“ klicken und schon sind alle Daten auf dem Rechner. Die Barbelege sind in einem eigenen Ordner und natürlich mit der passenden Buchungsnummer benannt, sodass sie einfach zugeordnet werden können.

Alternativ könnt ihr die E-Mail zum Test an euch selbst schicken und dann an euer Steuerbüro weiterleiten.

Muss ich die alten Papierbelege nach dem Scannen noch aufbewahren?

Die GoBD schreiben keine Papierpflicht vor. Wichtig ist nur, dass der Beleg lesbar, vollständig, richtig, unveränderbar und jederzeit verfügbar bleibt.
Das sogenannte „ersetzende Scannen“ – also das Digitalisieren und anschließende Vernichten des Papierbelegs – ist in Deutschland grundsätzlich zulässig (§ 147 Abs. 2 AO i. V. m. GoBD Rz. 130 ff.).

Ob ein Verfahren anerkannt wird, hängt immer vom konkreten Ablauf ab. Wenn der Scan ordnungsgemäß erstellt, gespeichert und abrufbar ist, ist die Aufbewahrung des Papierbelegs in der Regel nicht mehr nötig. Die Finanzverwaltung entscheidet jedoch im Einzelfall über die Ordnungsmäßigkeit.

Und ehrlich gesagt: Die meisten Kassenbons überleben auf Thermopapier ohnehin keine acht Jahre. Deshalb ist die Digitalisierung ja auch aus Sicht des Staates so wichtig. Wenn ihr ganz sicher sein wollt, könnt ihr eure Papierbelege natürlich auch trotzdem aufbewahren.

Wichtige Ausnahmen – Belege nicht entsorgen, wenn:

• eine gesetzliche Originalpflicht besteht (z. B. notarielle oder zollrechtliche Dokumente)
• der Scan unvollständig oder unleserlich ist
• auf der Rückseite relevante Informationen stehen