Die Warteliste – freie Lücken smart vergeben

Update vom 10.12.25

Gute News: Seit kurzer Zeit ist unsere Warteliste im Einsatz und nun gibt’s ein kleines Update. Eure Warteliste läuft jetzt automatisch bis zu 6 Monate in die Zukunft. 

Für alle, die die Warteliste online anbieten, gilt:
Die Warteliste orientiert sich an eurer eingestellten Vorlaufzeit für die Online Termine.
Habt ihr dort nichts hinterlegt, werden automatisch 6 Monate eingestellt.

Ihr möchtet die Vorlaufzeit anpassen? Das geht unter: Einstellungen > Online Terminbuchung > Vorlaufzeit > Termine können bis maximal … im Voraus gebucht werden.

Warteliste nutzen

Die Warteliste könnt ihr jederzeit über das Terminbuch aufrufen – eine separate Aktivierung ist dafür nicht nötig.

Wenn ihr die Warteliste für eure Kund:innen bei der Online-Terminbuchung sichtbar machen wollt, einfach den Haken setzen unter: „Einstellungen“ > „Online Terminbuchung“> „Warteliste“.

Tipp: Wir empfehlen euch, die Warteliste in Kombination mit der Online Terminbuchung zu nutzen – so können sich Kund:innen bei ausgebuchten Terminen selbst eintragen und ihr spart Zeit bei der Verwaltung.

Angaben für die Warteliste

Ihr könnt eure Bestandskund:innen selbst eintragen – oder sie tragen sich bei der Online Terminbuchung ein, wenn kein gewünschter Termin verfügbar ist. Neukund:innen ohne Kartei-Eintrag können sich nicht eintragen – so bleibt der Vorrang bei euren Stammkund:innen. Ein Wartelisteneintrag kann bis zu 4 Wochen im Voraus erstellt werden.

Für den Eintrag braucht es nur ein paar kurze Infos:

• Kundenname
• Wunschzeitraum (von–bis) inkl. Wochentage
• Tageszeit: Ganzer Tag, vormittags oder nachmittags
• Leistung
• Optional: Gewünschte Mitarbeiter:in

Warteliste – Eintrag erstellen

So einfach legt ihr neue Wartelisteneinträge an – entweder direkt im Geschäft oder online:

a) Im Geschäft – Ihr erstellt einen Eintrag

Ihr habt 2 Möglichkeiten:

• Im Terminbuch: Rechts oben gibt es ein kleines Sanduhr-Symbol, hierrüber lässt sich die Warteliste öffnen und über das Plus rechts unten ein neuer Eintrag machen.

• Beim Anlegen des Termins: Hier findet ihr auch unten rechts das Sanduhr-Symbol und könnt direkt mit dem Eintrag loslegen. Falls ihr zuvor beim Terminanlegen schon Kund:in und Leistung ausgewählt habt, wird das übernommen, falls ihr später in die Warteliste springt.

Ihr könnt beim Erstellen des Eintrags direkt eine Bestätigung per E-Mail an die Kund:in verschicken. Hierfür den Haken setzen bei „Kunde per E-Mail informieren“.

b) Optional: Bei der Online Terminbuchung – Eure Bestandskund:innen tragen sich ein

• In der Terminauswahl: Falls eure Kund:innen in der Terminauswahl sind und keinen passenden Termin finden, gibt es unten eine Verlinkung zur Warteliste.

• Bei der Terminbestätigung: Ganz unten gibt es bei der Bestätigung den Hinweis zur Warteliste als Link.

Bei der Eintragung auf studiobookr bekommen eure Kund:innen automatisch eine E-Mail-Bestätigung.

Falls sich jemand über eure Online Buchungsseite einen Wartelisteneintrag erstellt werdet ihr im Puls benachrichtigt.

Lücke füllen mit Wartelisteneintrag

Fall 1: Termin wird gelöscht

Eine Kund:in sagt kurzfristig ab – ihr löscht den Termin. Im Anschluss erscheint unten im Terminbuch ein Hinweis: „Zeit frei – jemand auf der Warteliste? Prüfen“

Mit einem Klick auf „Prüfen“ landet ihr direkt in der Warteliste. Der Filter oben ist automatisch auf die gelöschte Termindauer eingestellt, sodass ihr schnell einen passenden Eintrag findet, der die Lücke füllt.

Wichtig: Damit Kund:innen auch wirklich von freien Terminen erfahren, müsst ihr über das E-Mail-Symbol im Wartelisteneintrag eine Benachrichtigung schicken.
Das klappt nur, wenn:

• ihr die Online-Buchung nutzt und
• eine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt ist.

Hinweis: Die E-Mail wird direkt versendet – es erfolgt keine weitere Bestätigung.

Die Mail informiert automatisch über das neue Zeitfenster und enthält einen direkten Link zur Online-Buchungsseite. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Sobald eine E-Mail verschickt wurde, erscheint unten links im Eintrag ein E-Mail-Symbol. Ihr könnt auch mehreren Kund:innen eine Benachrichtigung senden – so steigt die Chance, dass die Lücke schnell vergeben wird. Wenn ihr mit der Maus über das Symbol fahrt, seht ihr, wann die E-Mail verschickt wurde. Das hilft euch, den Überblick zu behalten und Kund:innen nicht zu häufig zu kontaktieren.

Liegt keine E-Mail-Adresse vor, findet ihr oben rechts (sofern vorhanden) eine Handynummer. Darauf könnt ihr klicken, um eine SMS zu senden oder direkt anzurufen. Hierfür könnt ihr die Nummer scannen, um direkt von eurem Handy durchklingeln. Wenn der Termin ziemlich kurzfristig ist, ist das immer die sicherere Option.

Sobald ihr die Zustimmung der Kund:innen habt, könnt ihr im Eintrag auf „Übernehmen“ klicken und den Termin aus dem Warenkorb direkt in den Kalender legen.

Sortierung der Warteliste

Die Einträge werden immer nach dem „Bis-Datum“ sortiert – also steht der Termin, dessen Enddatum am nächsten liegt, ganz oben. Einträge mit dem weitesten „Bis-Datum“ sind unten. Das „Von-Datum“ spielt bei der Sortierung keine Rolle.

Beispiel: Ihr habt zwei Wartelisteneinträge:

• Eintrag A: Läuft vom 22.07. bis 28.07.

• Eintrag B: Läuft vom 19.07. bis 04.08.

Sortiert wird nur nach dem Enddatum. Das heißt, der Eintrag A, der am 28.07. endet, steht ganz oben. Eintrag B mit dem späteren Enddatum (04.08.) kommt weiter unten – egal, wann er angefangen hat. Also: Nur das „Bis-Datum“ zählt bei der Reihenfolge, das „Von-Datum“ ist egal.

Besonderheiten wie bestimmte Wunsch-Wochentage, Tageszeiten oder benötigte Ressourcen werden in den Einträgen extra hervorgehoben.

Fall 2: Termin wird verschoben

Wenn ihr einen Termin verschiebt, könnt ihr die entstandene Lücke ebenfalls über die Warteliste füllen – das Sanduhr-Symbol oben rechts. Filtert die Liste nach Dauer, um passende Einträge zu finden.

Das weitere Vorgehen ist dann weiter wie in Fall 1.

So sieht übrigens die E-Mail Benachrichtigung für eine freie Lücke aus, die eure Kund:innen bekommen:

Hinweis zur Vorausbuchungsfrist

Wenn ihr z. B. festgelegt habt, dass Termine nur 48 Stunden im Voraus buchbar sind, kann es sein, dass kurzfristige Lücken nicht mehr online buchbar sind.

In diesem Fall erscheint im Wartelisteneintrag ein kleiner Info-Hinweis. Er zeigt euch, dass der gewünschte Zeitraum möglicherweise außerhalb eurer Vorausbuchungsfrist liegt.

Beispiel:
Eine Kundin steht auf der Warteliste mit dem Wunschzeitraum Dienstag Nachmittag.
Am Montagmittag wird ein Termin für Dienstag um 13 Uhr frei. Da zwischen jetzt und dem Termin weniger als 48 Stunden liegen, greift eure Vorausbuchungsfrist – die Kundin kann den Termin online nicht buchen, auch wenn sie benachrichtigt wird.

Tipp: Prüft vor dem Versenden der Anfrage, ob die Lücke tatsächlich online buchbar ist – sonst kann die Kund:in den Termin gar nicht annehmen. Oftmals ist es einfacher, wenn man die Kund:in direkt anruft.

Wer bekommt den Platz? – Entscheidung bewusst treffen

In jedem Wartelisteneintrag könnt ihr die Kundenkartei öffnen und gezielt prüfen. So könnt ihr Kund:innen mit hohem Durchschnittsbon oder langer Treue bevorzugen. Wenn ihr Tags nutzt, etwa für VIPs oder Stammkund:innen, werden diese direkt im Eintrag angezeigt und unterstützen euch bei der Auswahl.

Das Versenden der Benachrichtigung an eine oder mehrere Personen aus der Warteliste bleibt eine bewusste Entscheidung – genau, weil ihr so eure treuesten oder passendsten Kund:innen priorisieren könnt.

Automatische Löschung abgelaufener Einträge

Sobald der im Wartelisteneintrag angegebene Zeitraum („von–bis“) vorbei ist, wird der Eintrag automatisch gelöscht. So bleibt die Liste immer aktuell und frei von veralteten Einträgen.

Social Media Vorlagen

Hier findet ihr fertige Bild- und Textvorlagen, mit denen ihr eure Kund:innen ganz einfach über die neue Warteliste informieren könnt. Perfekt für Instagram, Facebook & Co. – einfach nutzen und posten!