Ok – Hellsehen könnt ihr damit vielleicht noch nicht ganz… aber es wird sich sehr oft so anfühlen: die Anruferkennung ist da! Mit ihr könnt ihr nicht nur sehen, wer anruft, sondern auch sehen, wen ihr anruft… und seid schon mit einem Klick in der Kundenkartei, bevor das Gespräch überhaupt begonnen hat. Die Anruferkennung wird euch vieles einfacher machen und gleichzeitig besseren Kundenservice ermöglichen. Los geht’s:
Was braucht ihr dafür: studiolution Pro, ein IP-fähiges Telefon und eine Fritz!Box oder Telefonie über Placetel
Die Anruferkennung ist Teil von studiolution Pro – unserer Mitgliedschaft für alle, die mehr wollen. Ab 4,95 € / Monat bekommt ihr zusätzliche Funktionen, wie den Beleg-Upload, eigene Bilder in E-Mails usw.
Starten wir aber erst mal damit, wie die Anruferkennung in studiolution aussieht:
So funktioniert die Anruferkennung
Mit der Anruferkennung werden alle eingehenden Anrufe direkt in studiolution angezeigt – egal, wo ihr euch in studiolution befindet.
Die Nummern werden direkt mit euren Kundendaten abgeglichen. Gibt es einen Treffer, seht ihr sofort den Kundennamen, Kundenhinweis und Tags. Von dort aus könnt ihr die Kundenkartei öffnen oder direkt einen Termin anlegen. Es werden bis zu 3 Anrufe gleichzeitig angezeigt.
Unbekannte Nummer
Natürlich kann es auch sein, dass jemand anruft, deren Nummer noch nicht im System ist, z.B. bei Neukund:innen. Ihr habt im Gespräch die Möglichkeit, die Kundenkartei anzulegen. Klickt dafür einfach die Nummer an, schon öffnet sich eine neue Kundenkartei und ihr könnt weitere Angaben ergänzen. Die Nummer ist automatisch drin und erspart euch das lästige Abtippen.
Verpasste Anrufe
Verpasste Anrufe werden euch für 3 min angezeigt – so könnt ihr schnell reagieren.
Stummschalten
Natürlich könnt ihr die Anruferkennung auf stumm schalten und zwar immer pro Gerät. Das kann hilfreich sein, wenn man mal mit dem Handy parallel in studiolution ist, und nicht gestört werden möchte. Zur Auswahl stehen 1 Stunde, 1 Tag, 7 Tage oder 30 Tage für die Stummschaltung.
Ihr habt’s euch anders überlegt und wollt die Stummschaltung wieder aufheben? Dann geht unter „Einstellungen“ > „Weitere Einstellungen“ und schaltet unter Anruferkennung die Stummschaltung ab.
Ihr wollt das auch? Dann gibt es zwei Möglichkeiten, wie ihr die Anruferkennung einrichten könnt:
1) Ihr habt eine Fritz!Box und einen PC, dann könnt ihr unser Fritz!Box Programm nutzen (Empfehlung). Hier erfahren, wie’s geht.
2) Ihr wollt ohnehin mehr im Bereich Telefonie machen und/oder nutzt nur Tablets oder Macs, dann wäre Placetel evtl. interessant für euch. Hier erfahren, wie’s geht.
In beiden Fällen benötigt ihr studiolution Pro. Falls ihr bereits eine Fritz!Box habt, empfehlen wir euch Möglichkeit 1) zu nutzen.
1. Anruferkennung mit der studiolution Fritz!Box Lösung
Hierfür braucht ihr eine Fritz!Box als Router und einen Windows PC. Die Installationsdatei bekommt ihr von unserem Support.
Schritt 1
Wenn ihr das Telefon gerade neu gekauft habt, schließt euer Telefon an die Fritz!Box an.
Schritt 2
Gebt auf eurem Telefon den Code #96*5* ein. Klickt auf die Anruftaste, wartet kurz und legt dann wieder auf. Das aktiviert die Schnittstelle in der Fritz!Box.
Schritt 3
Danach installiert ihr unser kleines Programm, das ihr vom Support erhalten habt. Dann braucht ihr Daten aus studiolution. Diese findet ihr im Bereich Einstellungen > Weitere Einstellungen > Anruferkennung.
Diese Daten kopiert ihr und fügt sie in dem installierten Programm ein.
Auf “Verbinden” klicken – fertig. 🎉
Hinweis: Dieses Programm ist eine Beta-Version. Ihr könnt es aber jetzt schon gerne nutzen um zu testen, wie es sich anfühlt.
Wenn diese Lösung nichts für euch ist, weil ihr nur Tablets oder Macs nutzt oder euch sowieso mehr mit Telefonie/Placetel auseinandersetzen wollt, erklären wir euch jetzt, wie ihr die Anruferkennung mit Placetel einrichtet.
2. Anruferkennung mit Placetel-Zugang einrichten
2a) Placetel-Zugang & Yealink W73P einrichten
Die Anruferkennung funktioniert nur mit einer Telefonanlage von Placetel. Das ist einfach, günstig und hebt euer Telefon auf den nächsten Level (auch ohne Anruferkennung zu empfehlen!).
Euer Telefon läuft also zukünftig über Placetel und nicht mehr über Telekom und Co. und das hat richtig viele Vorteile – dazu später mehr. Der Internetanschluss kann bleiben, wie er ist. Zusätzlich benötigt ihr noch ein passendes IP-Telefon – wir empfehlen das Yealink W73P mit Basisstation W70B. Schnell eingerichtet, zuverlässig und deutlich günstiger als viele andere Geräte.
So geht’s:
1) Placetel- Anmeldung & Telefon bestellen: Meldet euch bei Placetel an und bestellt euch das Telefon Yealink W73P (ca. 94 €). Alternative: Yealink W74P.
2) Neue Nummer verifizieren: Dafür müsst ihr kurz ein Dokument hochladen, welches den Ort (eure Adresse) bestätigt. So geht‘s
3) Telefon anschließen & verbinden: Nummer verifiziert und das Telefon geliefert? Jetzt könnt ihr das Telefon anschließen – hier erfahrt ihr wie.
Geht anschließend in Placetel unter Administration > Ihre Telefonanlage > IP-Endgeräte und legt ein neues Gerät an. Wählt: Yealink > Yealink DECT W70B (Basisstation). MAC-Adresse eingeben (steht auf der Verpackung), VoIP & evtl. Mitarbeiter wählen, fertig!
4) Rufnummerumleitung: Stellt bei eurem alten Anbieter eine Rufumleitung von eurer alten Nummer auf die Placetel-Nummer ein. Damit seid ihr weiterhin unter der bekannten Nummer erreichbar. 😉
5) Optional: Alte Nummer umziehen: Falls ihr eure Nummer dauerhaft zu Placetel umziehen möchtet, verraten wir euch hier, wie es geht.
Falls ihr noch gar keinen Telefonanschluss habt, macht’s das alles noch viel einfacher. Dann müsst ihr nur die Schritte 1-3 befolgen.
b) Anruferkennung aktivieren & mit Placetel verbinden
Ihr habt euren Placetel-Zugang und das Yealink-Telefon läuft? Dann habt ihr es fast geschafft. Ihr müsst nur noch Placetel und studiolution verbinden. Das geht in wenigen Minuten:
1. Anruferkennung in studiolution aktivieren
Geht in studiolution auf „Einstellungen“ > „Weitere Einstellungen“ > „Anruferkennung“. Klickt auf „Anruferkennung einrichten“. Jetzt erscheinen zwei Werte. Diese braucht ihr gleich für Placetel – zum Kopieren klicken.
2. Mit Placetel verbinden
Loggt euch in Placetel ein – am besten parallel in einem zweiten Fenster.
Öffnet den „AppStore“ und sucht nach „Notify API“.
Setzt den Haken bei „Call Control-/Notify-API aktivieren“.
Fügt die beiden Werte (URL des API Endponits & Shared Secret für HMAC) aus studiolution ein. Wählt unten noch die passende Rufnummer aus. Speichern nicht vergessen, fertig!
Vorteile von Placetel zum klassischen Telefonanschluss
Wir nutzen übrigens selber Placetel und nicht Telekom. Wenn ihr also bei uns anruft, läuft das immer darüber. Wir können euch das also nur wärmstens empfehlen, denn es bietet euch im Geschäftsalltag so viel mehr als eine einfache Nummer von Telekom & Co. Ihr könnt damit euer Telefon über euren Browser einstellen – z.B. Anrufbeantworter, Weiterleitungen, besondere Ansagen an Weihnachten oder zu bestimmten Uhrzeiten oder Tagen uvm., wie beispielsweise:
Flexible Rufnummer
Eure Telefonnummer ist nicht an einen Anbieter oder Standort gebunden. Umzug oder Anbieterwechsel? Eure Nummer bleibt einfach gleich.
Telefonieren von überall – mit eurer Ortsnummer
Ob im Geschäft, im Home Office oder sogar aus dem Ausland: Ihr telefoniert über Handy, Tablet oder PC (per App möglich).
Kund:innen sehen dabei immer eure gewohnte Geschäftsnummer – nie eure private Handynummer.
Telefonanlage, die ihr selbst steuert
Ihr bestimmt, wann was passiert: Der Anrufbeantworter lässt sich zeit- und minutengenau einstellen, für Urlaube oder Feiertage könnt ihr eigene Ansagen hinterlegen. Anrufe lassen sich weiterleiten – zum Beispiel aufs Handy – und verpasste Anrufe bekommt ihr, wenn ihr möchtet, automatisch per E-Mail.
Eine ausführliche Anleitung zur Anruferkennung, gibt’s in unserer Hilfe.