studiolution – jetzt mit Anruf-Hellsehen

Ok – Hellsehen könnt ihr damit vielleicht noch nicht ganz… aber es wird sich sehr oft so anfühlen: die Anruferkennung ist da! Mir ihr könnt ihr nicht nur sehen, wer anruft, sondern auch sehen, wen ihr anruft… und seid schon mit einem Klick in der Kundenkartei, bevor das Gespräch überhaupt begonnen hat. Die Anruferkennung wird euch vieles einfacher machen und gleichzeitig besseren Kundenservice ermöglichen. Los geht’s:

Was braucht ihr dafür: studiolution Pro, Telefonie über Placetel & IP-fähiges Telefon

So funktioniert die Anruferkennung

Mit der Anruferkennung werden alle eingehenden Anrufe direkt in studiolution angezeigt – egal, wo ihr euch in studiolution befindet.

Die Nummern werden direkt mit euren Kundendaten abgeglichen. Gibt es einen Treffer, seht ihr sofort den Kundennamen, Kundenhinweis und Tags. Von dort aus könnt ihr die Kundenkartei öffnen oder direkt einen Termin anlegen. Es werden bis zu 3 Anrufe gleichzeitig angezeigt.

Unbekannte Nummer

Natürlich kann es auch sein, dass jemand anruft, deren Nummer noch nicht im System ist, z.B. bei Neukund:innen. Ihr habt im Gespräch die Möglichkeit, die Kundenkartei anzulegen. Klickt dafür einfach die Nummer an, schon öffnet sich eine neue Kundenkartei und ihr könnt weitere Angaben ergänzen. Die Nummer ist automatisch drin und erspart euch das lästige Abtippen.

Verpasste Anrufe

Nicht immer schafft man es, ans Telefon zu gehen. Auch verpasste Anrufe werden in studiolution angezeigt.

Stummschalten

Natürlich könnt ihr die Anruferkennung auf stumm schalten und zwar immer pro Gerät. Das kann hilfreich sein, wenn man mal mit dem Handy parallel in studiolution ist, und nicht gestört werden möchte. Zur Auswahl stehen 1 Stunde, 1 Tag, 7 Tage oder 30 Tage für die Stummschaltung.

Ihr habt’s euch anders überlegt und wollt die Stummschaltung wieder aufheben? Dann geht unter „Einstellungen“ > „Weitere Einstellungen“ und schaltet unter Anruferkennung die Stummschaltung ab.

Ihr wollt das auch? Dann müsst ihr 2 Dinge tun, um die Anruferkennung zu aktivieren:

I. Placetel-Zugang mit dem IP-Telefon (Yealink W73P) einrichten

II. Anruferkennung in studiolution aktivieren & mit Placetel verbinden

PS: Lest bis zum Ende des Blogs, um zu erfahren, warum eine Telefonanlage besser ist als ein einfacher Telefonanschluss. 😉

Hinweis: Es kann sein, dass wir auch noch eine Lösung für „nur Fritzbox“ anbieten werden. Dazu ist es dann nötig ein kleines Programm zu installieren und eben eine Fritz!Box als Router zu haben. Der Vorteil wäre, dass ihr in den meisten Fällen bei eurem Telefonanbieter bleiben könnt (also nicht Placetel). Der Nachteil wäre, dass ihr eben keine gute Cloud Telefonanlage bekommt. Außerdem wissen wir noch nicht, wann das kommen wird. Ihr könnt uns aber gerne sagen, wenn ihr Interesse daran hättet.

I. Placetel-Zugang & Yealink W73P einrichten

Die Anruferkennung funktioniert nur mit einer Telefonanlage von Placetel. Das ist einfach, günstig und hebt euer Telefon auf den nächsten Level (auch ohne Anruferkennung zu empfehlen!).

Euer Telefon läuft also zukünftig über Placetel und nicht mehr über Telekom und Co. und das hat richtig viele Vorteile – dazu später mehr. Der Internetanschluss kann bleiben, wie er ist. Zusätzlich benötigt ihr noch ein passendes IP-Telefon – wir empfehlen das Yealink W73P mit Basisstation W70B. Schnell eingerichtet, zuverlässig und deutlich günstiger als viele andere Geräte.

So geht’s:

1) Placetel- Anmeldung & Telefon bestellen: Meldet euch bei Placetel an und bestellt euch das Telefon Yealink W73P (ca. 94 €). Alternative: Yealink W74P.

2) Neue Nummer verifizieren: Dafür müsst ihr kurz ein Dokument hochladen, welches den Ort (eure Adresse) bestätigt.  So geht‘s

3) Telefon anschließen & verbinden: Nummer verifiziert und das Telefon geliefert? Jetzt könnt ihr das Telefon anschließen – hier erfahrt ihr wie.
Geht anschließend in Placetel unter Administration > Ihre Telefonanlage > IP-Endgeräte und legt ein neues Gerät an. Wählt: Yealink > Yealink DECT W70B (Basisstation). MAC-Adresse eingeben (steht auf der Verpackung), VoIP & evtl. Mitarbeiter wählen, fertig!

4) Rufnummerumleitung: Stellt bei eurem alten Anbieter eine Rufumleitung von eurer alten Nummer auf die Placetel-Nummer ein. Damit seid ihr weiterhin unter der bekannten Nummer erreichbar. 😉

5) Optional: Alte Nummer umziehen: Falls ihr eure Nummer dauerhaft zu Placetel umziehen möchtet, verraten wir euch hier, wie es geht.

Falls ihr noch gar keinen Telefonanschluss habt, macht’s das alles noch viel einfacher. Dann müsst ihr nur die Schritte 1-3 befolgen.

II. Anruferkennung aktivieren & mit Placetel verbinden

Ihr habt euren Placetel-Zugang und das Yealink-Telefon läuft? Dann habt ihr es fast geschafft. Ihr müsst nur noch Placetel und studiolution verbinden. Das geht in wenigen Minuten:

1. Anruferkennung in studiolution aktivieren

Geht in studiolution auf „Einstellungen“ > „Weitere Einstellungen“ > „Anruferkennung“. Klickt auf „Anruferkennung einrichten“. Jetzt erscheinen zwei Werte. Diese braucht ihr gleich für Placetel – zum Kopieren klicken.

2. Mit Placetel verbinden

Loggt euch in Placetel ein – am besten parallel in einem zweiten Fenster.

Öffnet den „AppStore“ und sucht nach „Notify API“.

Setzt den Haken bei „Call Control-/Notify-API aktivieren“.

Fügt die beiden Werte (URL des API Endponits & Shared Secret für HMAC) aus studiolution ein. Wählt unten noch die passende Rufnummer aus. Speichern nicht vergessen, fertig!

Geschafft! 🎉Die Anruferkennung läuft. Wir wünschen euch viel Freude bei der Nutzung!

Ihr braucht eine ausführliche Anleitung? Hier geht’s zur Hilfe.

Vorteile von Placetel zum klassischen Telefonanschluss

Wir nutzen übrigens selber Placetel und nicht Telekom. Wenn ihr also bei uns anruft, läuft das immer darüber. Wir können euch das also nur wärmstens empfehlen, denn es bietet euch im Geschäftsalltag so viel mehr als eine einfache Nummer von Telekom & Co. Ihr könnt damit euer Telefon über euren Browser einstellen – z.B. Anrufbeantworter, Weiterleitungen, besondere Ansagen an Weihnachten oder zu bestimmten Uhrzeiten oder Tagen uvm., wie beispielsweise:

Flexible Rufnummer
Eure Telefonnummer ist nicht an einen Anbieter oder Standort gebunden. Umzug oder Anbieterwechsel? Eure Nummer bleibt einfach gleich.

Telefonieren von überall – mit eurer Ortsnummer
Ob im Geschäft, im Home Office oder sogar aus dem Ausland: Ihr telefoniert über Handy, Tablet oder PC (per App möglich).
Kund:innen sehen dabei immer eure gewohnte Geschäftsnummer – nie eure private Handynummer.

Telefonanlage, die ihr selbst steuert
Ihr bestimmt, wann was passiert: Der Anrufbeantworter lässt sich zeit- und minutengenau einstellen, für Urlaube oder Feiertage könnt ihr eigene Ansagen hinterlegen. Anrufe lassen sich weiterleiten – zum Beispiel aufs Handy – und verpasste Anrufe bekommt ihr, wenn ihr möchtet, automatisch per E-Mail.

Eine ausführliche Anleitung zur Anruferkennung, gibt’s in unserer Hilfe.