36 Dinge, die ihr über studiolution vielleicht noch nicht wusstet

1. Rechnungen in studiolution

Sucht ihr eine bestimmte Rechnung? Kein Problem – ihr findet sie ganz ohne unsere Hilfe! Alle Rechnungen werden in studiolution gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden. Klickt rechts oben auf den kleinen Buchstaben im Kreis und dann auf “Rechnungen”. Easy peasy oder?

2. 2-Faktor-Authentifizierung

Die 2-Faktor-Authentifizierung ist wie ein zusätzlicher Haustürschlüssel für studiolution. Ihr könnt jedem Teammitglied einen eigenen geben – so kommt nur rein, wer auch darf. Außerdem werden alle Logins gespeichert, damit ihr im Falle eines Falles sehen könnt, wer sich wann und von wo eingeloggt hat.

Eine ausführliche Anleitung für die Aktivierung findet ihr hier.

PS: Um die Funktion zu nutzen, muss der SMS-Versand aktiviert sein.

3. Vergangene Logins einsehen

Die Sicherheit beim Login ist entscheidend. Unter “Einstellungen” > “Ihr Geschäft” > “Sicherheit” könnt ihr die Login-Versuche der letzten 60 Tage einsehen – mit Infos zum Erfolg oder Misserfolg. Bei fehlgeschlagenen Versuchen zeigt das Fragezeichen den Grund an. Zudem speichern wir die letzten 6 Zahlen der IP und ob es sich um die aktuelle Verbindung handelt.

PS: Ihr könnt auch mit einem Klick alle Logins “rausschmeißen”.

4. Leistungsgruppen-Symbole

Findet euren eigenen Stil und schafft mehr Übersicht beim Terminieren und Kassieren! Für eine bessere Übersicht könnt ihr Leistungsgruppen mit Symbolen versehen.

So geht’s:

Geht zu “Einstellungen” > “Leistungsverzeichnis” > “Leistungsgruppen”, wählt eine Leistungsgruppe aus und klickt auf “Symbol auswählen”. Danach öffnet sich die Symbolsuche. Ihr könnt die automatischen Vorschläge nutzen oder auch gezielt nach Symbolen suchen – in der Kategorie oder über die Wortsuche.

5. Mitarbeiterfarben im Terminbuch ändern

Bunt ist die Welt doch viel schöner! Stellt für euer Team individuelle Farben im Terminbuch ein. Einfach unter “Mitarbeiter” > “Mitarbeiterverwaltung” das kleine Farbfeld neben dem Namen anklicken, Wunschfarbe wählen, speichern – und fertig!

6. Mitarbeiterbilder

Mitarbeiterbilder für überall – im Terminbuch, bei der Online Terminbuchung und mehr! Bilder machen alles persönlicher und übersichtlicher. Unter “Mitarbeiter” > “Mitarbeiterverwaltung” hochladen und schon sind sie überall sichtbar.

7. Wochenansicht im Terminbuch

Klickt euch oder euer Teammitglied an, um schnell zur Wochenansicht zu wechseln. Mit einem Klick auf „Heute“ kommt ihr wieder zurück zur Tagesansicht.

Falls ihr die Ansicht dauerhaft ändern möchtet, könnt ihr das auch global unter “Einstellungen” > “Weitere Einstellungen” tun. Normalerweise öffnet sich das Terminbuch in der Tagesansicht – bei nur einem Teammitglied wird es standardmäßig in der Wochenansicht angezeigt.

8. Termine kopieren oder verschieben

Wusstet ihr, dass ihr Termine nicht neu anlegen oder löschen müsst? Es geht viel einfacher und schneller: einfach kopieren oder verschieben!

Klickt dazu auf den Termin, öffnet das Menü und wählt das Kopieren- oder Verschieben-Symbol.

9. Pausen flexibel eintragen

Tragt Pausen ganz flexibel im Terminbuch ein – einfach auf das Kaffeetassensymbol oben rechts klicken. Ihr könnt die Pausen umbenennen und sie auch für private Termine nutzen, um Zeiten zu blocken.

PS: Durch eine eingetragene Pause verschwindet die Öffnungszeitenpause.

10. Klick auf Kundenname öffnet Kundenkartei

Öffnet die Kundenkartei direkt per Klick auf den Namen – im Terminbuch, an der Kasse und überall sonst. Ganz ohne Umwege!

11. SMS & E-Mail direkt aus der Kundenkartei verschicken

Aus der Kundenkartei könnt ihr direkt eine E-Mail oder SMS versenden.

Einfach auf die Handynummer oder E-Mail klicken – schon öffnet sich das Nachrichtenfenster. So erreicht ihr eure Kund:innen mit nur wenigen Klicks, z.B. bei Terminverschiebungen oder Rückfragen.

12. Zukünftige Termine per E-Mail

Über die Kundenkartei könnt ihr bis zu 5 zukünftige Termine per E-Mail an eure Kund:innen senden.

Dazu einfach die Kundenkartei öffnen, ins Untermenü „Termine“ wechseln und das Teilen-Symbol oben rechts anklicken. Wählt dann „Per E-Mail teilen“ – die Termine werden automatisch eingefügt. Vor dem Versenden könnt ihr die E-Mail noch personalisieren und den Text anpassen.

13. Änderungen bei Terminen einsehen

Manchmal bekommen wir die Rückmeldung, dass sich Termine scheinbar „von selbst“ verschieben. Keine Sorge – unsere Software verschiebt keine Termine! Meist passiert es versehentlich, zum Beispiel durch eine unbeabsichtigte Aktion im Team.

Damit das nicht unbemerkt bleibt, fragt das System immer noch einmal nach, bevor ein Termin verschoben wird. Falls ihr im Nachhinein prüfen möchtet, wann ein Termin zuletzt geändert wurde, findet ihr diese Info unter “Finanzen” > “Finanzberichte” > “Alle Termine” – dort werden das Erstelldatum sowie Datum und Uhrzeit der letzten Änderung angezeigt.

14. Finanzbericht „Preisänderungen“

Ihr wisst sicher, dass Rabatte zwar verlockend sind, aber die Preisstruktur eures Unternehmens stark beeinflussen können. Zu viele Rabatte können dazu führen, dass eure Preise nicht mehr klar und transparent sind. Aus diesem Grund empfehlen wir, Rabatte mit Bedacht einzusetzen.

Um euch dabei zu unterstützen, haben wir einen speziellen Bericht eingeführt, mit dem ihr alle Preisänderungen nachvollziehen könnt – unter “Finanzen” > “Finanzberichte” > “Preisveränderungen”. Ob durch eine Preisanpassung in der Kasse oder durch Rabattcodes – alles wird erfasst. Ihr seht genau, wie hoch die Preisänderung war und welchen Grund sie hatte – und das sogar pro Position. So behaltet ihr immer den Überblick, wie sich solche Änderungen auf eure Einnahmen auswirken.

PS: Ihr wollt mehr über den Einfluss von Rabatten auf eure Preise erfahren. Dann schaut doch hier mal vorbei.

15. Datenschutzerklärung auf dem Tablet (Kundenkartei App)

Ihr könnt die Datenschutzerklärung ganz einfach digital über unsere Kundenkartei App bestätigen lassen.

Die App ist verfügbar für:

• Google Play Store (Android-Geräte wie z.B. Samsung Tablets)
• Apple App Store (iOS-Geräte wie z.B. iPad)

Ladet eure Datenschutzerklärung direkt in studiolution unter “Einstellungen” > “Ihr Geschäft” > “Datenschutzerklärung” hoch. Hier findet ihr auch hilfreiche Tipps zur Erstellung der Erklärung.

16. Doppelte Kund:innen zusammenführen

Dubletten in der Kundenkartei lassen sich ganz einfach zusammenführen. Geht dazu im Menü auf „Kunden“ und klickt unten rechts auf den Button „Kunden zusammenführen“.

Wählt die beiden Kund:innen aus, die ihr zusammenführen möchtet, und klickt auf „OK!“.

Nun könnt ihr entscheiden, welche der beiden Kundenkarteien übernommen werden soll. Die andere wird gelöscht. Es empfiehlt sich, die Kartei mit den meisten Daten zu wählen.

17. Mengen in der Kasse eingeben

Mengen in der Kasse sind super praktisch, wenn ihr Preise nach Stück oder Gewicht abrechnen möchtet. Legt dazu unter “Einstellungen” > “Leistungsverzeichnis” > “Leistungen” die gewünschte Leistung mit einem Stück- oder Grammpreis an. In der Kasse könnt ihr dann einfach die Menge eingeben und bekommt den exakten Preis angezeigt.

18. Trinkgeld alleine kassieren (auch nachträglich)

Oft hören wir, dass Trinkgelder beim Kassieren vergessen werden oder erst nach der Zahlung von den Kund:innen gegeben werden. Statt die gesamte Buchung zu löschen und neu zu kassieren, könnt ihr das Trinkgeld auch einfach nachträglich hinzufügen – ohne ein Produkt oder Leistung auszuwählen. Geht einfach ins letzte Fenster der Kasse und fügt es dort hinzu.

Hinweis: Achtet darauf, in der Mitarbeiterverwaltung die richtigen Steuersätze für Trinkgelder zu hinterlegen, damit die Kontierung stimmt. Trinkgelder von Angestellten sind steuerfrei, die von Geschäftsinhaber:innen nicht.

PS: Unter “Finanzen” > “Finanzberichte” > “Alle Umsätze per Mitarbeiter” könnt ihr den Trinkgeldbetrag pro Mitarbeiter:in einsehen und nach Zeitraum auswerten.

PPS: Wenn ihr bargeldlos kassiert und keine automatische Trinkgeldentnahme wünscht, könnt ihr diese Option unter “Einstellungen” > “Kasse” > “Kassenfunktionen” deaktivieren, indem ihr den Haken bei „Beim Kassieren von Trinkgeldern mit unbaren Zahlungsarten sofort eine Barentnahme buchen“ entfernt.

19. Gutscheine verkaufen in der Kasse

Für die meisten von euch sicher nichts Neues: In studiolution könnt ihr direkt Gutscheine verkaufen. Klickt einfach unten links auf „Gutschein“, gebt den gewünschten Betrag ein, und schon wird ein Gutschein mit Code und Strichcode erstellt. Diesen könnt ihr dann drucken oder per SMS bzw. E-Mail verschicken.

20. Fremdgutscheine

Fremdgutscheine sind Gutscheine, die nicht über studiolution verkauft wurden, wie z.B. aus einem alten Kassensystem oder von Drittanbietern wie Groupon.

Bevor ihr Fremdgutscheine einlösen könnt, legt den Fremdgutschein-Typ unter “Einstellungen” > “Kasse” fest.

Das Einlösen funktioniert wie bei studiolution-Gutscheinen: Klickt im Kassendialog auf „Gutschein einlösen“, gebt den Gutscheincode ein, und wenn der Gutschein nicht gefunden wird, könnt ihr ihn als Fremdgutschein erfassen. Wählt dann den Fremdgutschein-Typ und den aktuellen Wert des Gutscheins aus. Der Gutschein ist damit im System erfasst und kann bei Restwert sogar gedruckt oder versendet werden. Mehr erfahren

21. Neukund:innen in der Kasse anlegen

Falls ihr beim Kassieren merkt, dass eure Kund:in noch nicht im System ist, kein Problem! Ihr könnt sie direkt in der Kasse anlegen. Klickt auf „Laufkunde“, dann öffnet sich die Kundenkarteisuche. Oben rechts findet ihr ein Plus-Icon – damit könnt ihr eine neue Kundenkartei erstellen.

22. Nach-der-Kasse-Menü: Email-Erinnerung für Folgetermin oder Email-Bewertungsanfrage

Nach dem Kassiervorgang habt ihr die Möglichkeit, euren Kund:innen noch eine Erinnerung oder eine Bewertungsanfrage zu schicken. Das Nach-der-Kasse-Menü bietet euch zwei praktische Funktionen, die den Prozess erleichtern:

1. E-Mail-Erinnerung: Sendet eine Erinnerung für die nächste Buchung.
2. E-Mail-Bewertungsanfrage: Holt Bewertungen von euren Kund:innen.

Beide Funktionen erfordern das Einverständnis der Kund:innen. Das Menü verschwindet nach kurzer Zeit, aber ihr könnt es durch Drüberfahren mit der Maus „festhalten“.

Wichtig: Die Icons sind nur am Tag des Termins sichtbar.

Für alle ohne Kasse: Die Funktionen sind auch im Terminbuch verfügbar, sobald der Termin beendet ist.

23. Zählprotokoll beim Kassenabschluss abschalten

Ihr seid zwar verpflichtet, die Kasse jeden Abend zu zählen, aber es gibt keine gesetzliche Pflicht, dabei ein Zählprotokoll zu nutzen. Ein Zählprotokoll ist zwar eine praktische Hilfe, um festzuhalten, wie viele Münzen und Scheine in der Kasse sind – aber, falls ihr es nicht benötigt, könnt ihr es abstellen unter “Einstellungen” > “Kasse” > “Kassenabschluss”. Entfernt den Haken bei „Zählprotokoll ist für den Kassenabschluss zwingend erforderlich“, dann könnt ihr den Betrag einfach manuell eingeben.

24. Zahlungslink per SMS: SL Pay Link

Mit studiolution Pay Link können eure Kund:innen überall bargeldlos zahlen – ganz ohne Terminal. Per SMS erhalten sie einen Link, über den sie bequem per Sofortüberweisung, VISA, MasterCard, Google Pay oder Apple Pay bezahlen können – von überall aus!

Voraussetzungen: studiolution Pay Registrierung und ein Uschi & Klaus Vertrag (nur in DE).

Registrierung abgeschlossen? Dann aktiviert den studiolution Pay Link als Zahlungsart unter “Einstellungen” > “Kasse”.

25. Rabattcodes

Rabattcodes sind ein Geschenk an eure Kund:innen – sie werden nicht versteuert, da kein Verkauf stattfindet. Perfekt für Marketingkampagnen und Rabattaktionen! Unter „Gutscheine & Rabatte“ könnt ihr Rabattcodes erstellen und habt dabei verschiedene Einstellmöglichkeiten, wie Höhe des Rabatts, Anzahl Einlösungen, Gültigkeit usw. Mehr erfahren

26. Online Buchungshinweis

Mit dem Online-Buchungshinweis könnt ihr euren Kund:innen während der Buchung wichtige Infos mitgeben – etwa zu Stornierungsrichtlinien, Behandlungshinweisen, Parkmöglichkeiten und mehr. Der Hinweis erscheint direkt bei der Buchung und in der Bestätigungs-E-Mail. Ihr könnt sogar weiterführende Links einfügen.

PS: Nutzt einen Linkkürzer, wie www.t1p.de (DSGVO-konform), um Zeichen zu sparen.

27. Neukundensperre für Online Termine

Ihr könnt bei der Online Terminbuchung optional eine Neukundensperre aktivieren – ideal, wenn ihr ausschließlich Bestandskund:innen den Zugang ermöglichen möchtet. Geht dazu auf “Einstellungen” > “Online Terminbuchung” und setzt den Haken bei „Gesperrt für Neukunden (nicht empfohlen)“. Mehr erfahren

28. Tracking Links

Mit unseren neuen Tracking Links könnt ihr sehen, woher eure Online-Terminbuchungen kommen. So bewertet ihr besser, welche Kanäle wirklich etwas bringen – besonders, wenn ihr Zeit oder Geld in Werbung investiert.

Tracking Links sind einfach erweiterte Links zu eurer Terminbuchung. Ihr erstellt sie unter “Marketing” > “Tracking Links” mit „Neuer Tracking Link“. Vergesst nicht, eindeutige Namen zu vergeben, z. B. „Homepage“, „Instagram“ oder „Google“. Jeder gebuchte Termin wird erfasst – auch stornierte. Mehr über Tracking Links erfahren.

29. SMS Absender: Name (statt Nummer)

Ihr könnt statt einer Nummer auch euren Namen (bis zu 12 Zeichen) als Absender für SMS hinterlegen. Achtung: Auf Namen kann nicht geantwortet werden.
Ändern könnt ihr das unter “Einstellungen” > “Weitere Einstellungen”.

30. SMS-Kosten

Ihr wollt den Überblick über verschickte SMS und deren Kosten behalten? Kein Problem! Unter “Finanzen” > “Finanzberichte” > “SMS Marketing” findet ihr alle Infos.

31. Fehlzeiten vom Team

Behaltet den Überblick über Fehlzeiten im Team, wie Urlaub, Krankheit oder Schule. Unter “Mitarbeiter” > “Fehlzeiten” könnt ihr alles einfach auswerten und bei Bedarf exportieren.

32. Mitarbeiter Cockpit

Das Mitarbeiter Cockpit hilft euch, Umsatzziele für euer Team festzulegen und die Leistung zu steigern. Die persönliche Umsatzstatistik ist jederzeit einsehbar, sodass Teammitglieder ihre Fortschritte verfolgen können, ohne auf den Admin-Bereich zugreifen zu müssen.

Aktiviert das Mitarbeiter Cockpit unter “Einstellungen” > “Weitere Einstellungen”, indem ihr das Häkchen bei „Bereich Mitarbeiter Cockpit anzeigen“ setzt und speichert. Mehr Infos

33. Monatsabschluss Zusammenfassung

Die Monatsabschluss Zusammenfassung bietet euch eine einfache und schnelle Übersicht über alle relevanten Zahlen eines Monats. Damit seht ihr auf einen Blick, welche Daten an euer Steuerbüro / Treuhänder gehen. Es hilft euch auch, die wichtigsten Zahlen eines Monats im Auge zu behalten. Unsere Geschäfte mit dem Sitz in der Schweiz, die ohne Konten arbeiten, können diese Ansicht exportieren und an ihren Treuhänder schicken.

Ihr findet die Zusammenfassung unter “Finanzen” > “Monatsabschluss” > “Zusammenfassung”.

34. Finanzprüfungsseite

Falls die Finanzbeamten vorbeischauen, findet ihr alle relevanten Daten unter “Finanzen” > “Finanzprüfung” > “Informationen & Exporte”:

• Allgemeine Infos: Verfahrensdokumentation, Versionierung, Zertifizierung
• Kasseninfos: Kassenstand, Seriennummer etc.
• Exporte: GDPDU & DSFinV-K, TSE-Export

PS: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Unter „Informationen für die Anmeldung beim Finanzamt“ gibt es alle relevanten Daten. Hier geht’s zu Anleitung.

35. Tools: Steuerberaterrechner / Dienstleistungsrechner / BranchenPuls

Wir haben für euch 3 kostenlose Tools aus der studiolution-Familie:

• Steuerberaterkosten: Falls ihr euch fragt, in welchem Bereich eure Kosten liegen sollten? Unter: steuerberater-rechner.de
• Dienstleistungsrechner: Hilft euch bei der Kalkulation und Verständnis eurer Preise für Dienstleistungen: dienstleistungsrechner.de
• BranchenPuls: Vergleichszahlen aus der Friseur- & Kosmetikbranche: branchenpuls.de

36. KI-Tools (Textvorschläge und Auswertungen)

KI-Tools wie ChatGPT oder DeepSeek können euch bei Texten und Auswertungen unterstützen. Ihr könnt sie nutzen, um Textvorschläge zu erstellen – mit genau vorgegebenem Ton, Länge und Inhalt. Ist auf richtig praktisch für SMS, da man da besonders auf die Textlänge achten muss.

Aber KI kann noch mehr! Sie hilft euch auch bei der Analyse eurer Zahlen, z. B. anhand eures Journals.

Hinweis: Auch die KI kann Fehler machen – also lieber nochmal prüfen! 

Kleiner Exkurs (Beispiel aus dem Webinar)

So geht’s:

1. Exportiert euer Journal als Excel-Datei unter “Finanzen” > “Finanzberichte” > “Journal”.

2. Löscht die Spalten den Kundennamen aus der Datei raus.

Wichtig: Keine personenbezogenen oder sensiblen Daten hochladen – das ist nicht DSGVO-konform! Ihr könnt die Mitarbeiternamen für die Analyse verfremden.

3. Verwendet eine klare Anweisung (Prompt):

Im Anhang befindet sich ein Preisänderungsbericht als CSV mit Semikolon als Trennzeichen aus meinen Kassensystem. Analysiere folgendes in Textform: – welche Dienstleistungen werden hauptsächlich geändert? – Was sind die Hauptgründe für die Änderungen? – Bei welchen Mitarbeiter finden die Änderungen hauptsächlich statt? – Wie viele Buchungen waren betroffen – Gibt es Unregelmäßigkeiten, die dir auffallen? – Wie hoch wäre der Betrag pro Mitarbeiter gewesen, wenn keine Preisänderung stattgefunden hätte im Gegensatz zu dem geänderten Gesamtpreis?

Ladet damit eure Excel-Datei hoch.

Die KI liefert euch da echt spannende Einblicke. Probiert es mal aus!